Rozliczenie kosztów prywatnego wyjazdu pracownika służbowym samochodem

Do nieodpłatnych świadczeń zalicza się m.in. wykorzystywanie samochodu firmowego do celów prywatnych pracownika, np. podróży na wakacyjny wypoczynek. Jeśli pracownik przez okres całego urlopu używa auta służbowego, to przychód z tego tytułu powstaje każdego dnia, a nie z końcem trwania wypoczynku. Wartość nieodpłatnego świadczenia powinna zostać ustalona na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług najmu samochodów.

Pod uwagę należy wziąć markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg oraz jego wyposażenie. Jeśli pracownik pojechał na urlop wypoczynkowy samochodem firmowym na tydzień, to przychód powinien zostać wyliczony mu w takiej wysokości, w jakiej zapłaciłby czynsz wynajmując auto tej klasy od profesjonalnego przedsiębiorcy.

Koszty uzyskania przychodów

Część przychodu pracownika ze stosunku pracy odpowiadająca wartości nieodpłatnego świadczenia nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Niektóre wydatki sfinansowane przez szefa, które służą celom osobistym pracownika, takie jak: koszty paliwa, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradami nie są związane z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą. Nie zostaną więc zaliczone do kosztów podatkowych.

Przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia nie powstanie, jeśli pracodawca nie zgodzi się na używanie swego auta do celów prywatnych pracownika albo wręcz tego zakaże. Przychód po stronie pracownika nie powstanie także w sytuacji, gdy szef wprowadzi odpłatność za korzystanie z samochodu.

Od strony podatkowej lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie odpłatności za korzystanie z auta firmowego dla celów osobistych podatnika, niż wyrażenie zgody na nieodpłatność świadczenia. Dzięki temu pracodawcy unikną kłopotliwego wyliczenia wysokości przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.