Nie ulega wątpliwości, że jeśli zakup dotyczy kalendarzy przeznaczonych na potrzeby własne podatnika i zatrudnionych przez niego pracowników, to poniesione w tym celu nakłady wolno odnosić w koszty prowadzonej przez ten podmiot działalności.
Rozliczanie wydatków ponoszonych na zakup kalendarzy przekazywanych kontrahentom przedsiębiorcy
Bardziej problematyczna jest natomiast kwestia rozliczania wydatków ponoszonych na zakup kalendarzy przekazywanych kontrahentom przedsiębiorcy. To dlatego, że przepisy podatkowe wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki o charakterze reprezentacyjnym, a w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym napojów alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). W takich przypadkach należy więc dokonać oceny, czy wydatki na zakup kalendarzy ma charakter reklamowy, czy reprezentacyjny.
Powszechnie przyjmuje się, że jeśli przedsiębiorca przekazuje swoim kontrahentom przedmioty (w tym kalendarze) opatrzone logo firmy, to zasadniczo nie można mówić o reprezentacji. Takie działania mają bowiem charakter reklamowy, gdyż ich celem jest przede wszystkim rozpowszechnianie marki przedsiębiorstwa. W konsekwencji wydatek na zakup kalendarzy opatrzonych logo firmy, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.
Takie też stanowisko odnośnie do omawianej kwestii zajmowały w swoich wyjaśnieniach organy podatkowe. Tytułem przykładu można tutaj wskazać na pismo naczelnika Opolskiego Urzędu Skarbowego z 8 czerwca 2007 r. (PD/423-17/MM/07), a także na interpretacje indywidualne:
- dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 kwietnia 2008 r. (ILPB1/415-9/08-2/IM),
- dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 marca 2010 r. (ILPB3/423-2/10-6/AO),
- dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 sierpnia 2010 r. (ILPB4/423-26/10-2/MC) oraz
- dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18 lutego 2011 r. (ITPB1/4431132a/1/AD).
Według poglądów prezentowanych przez organy podatkowe charakteru reklamowego nie mają jednak okazałe upominki o znacznej wartości, wręczane jedynie wybranym kontrahentom.
Wydatki poniesione na ich zakup mogą być przez urzędników skarbowych uznane za koszty reprezentacji, wobec czego kwalifikacja tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów będzie się wiązać z dużym ryzykiem. Nie ma przy tym znaczenia, że na prezentach będzie widoczne logo firmy. Do takich wniosków prowadzi np. analiza interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 stycznia 2009 r. (nr IPPB5/423-233/08-2/MW).
Jak jednak pokazuje praktyka, w przypadku przekazywanych kontrahentom i potencjalnym kontrahentom kalendarzy z tego typu sytuacjami można się spotkać jedynie sporadycznie. Na ogół bowiem tego typu gadżety mają niewielką wartość, w związku z czym trudno związane z nimi wydatki określać mianem reprezentacyjnych.
Rok na kalendarzu bez znaczenia dla potrącenia wydatków w kosztach
Pewne trudności pojawiają się również na tle rozliczania omawianych wydatków w czasie. Chodzi zwłaszcza o odpowiedź na pytanie, czy wydatki na zakup kalendarzy należy potrącić dopiero w roku, którego te kalendarze dotyczą, czy też dopuszczalne jest ich wcześniejsze rozliczenie w kosztach podatkowych, tj. już w dacie zakupu.
Jest to o tyle istotne, że przedsiębiorcy często nabywają kalendarze na przyszły rok, a więc teoretyczny okres ich wykorzystywania nie pokrywa się w takim przypadku z okresem, w którym miało miejsce wydatkowanie środków finansowych na ten cel. Z drugiej strony np. kalendarze na 2014 r. mogły być wykorzystywane już w roku ubiegłym, jak również można do nich sięgać w latach następnych.