Wydatki za przejazd taksówką w delegacji mogą być zwrócone

Rozliczenia delegacji pracowników można dokonywać według przepisów rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z § 9 ust. 1 tego aktu, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Jednocześnie, zgodnie z ust. 3 powołanego przepisu, ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zacytowany przepis należy rozumieć w ten sposób, że rozliczając koszty dojazdów w danej podróży służbowej pracodawca, wypłaca pracownikowi kwotę równą ryczałtowi za każdą dobę podróży. Oczywiście ryczałt ten może zostać wypłacony, jeżeli pracownik faktycznie ponosił koszty dojazdu.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie faktycznie poniesionych kosztów przez pracownika, które wynikają z przedstawionych dokumentów. W takim przypadku pracodawca powinien wypłacić pracownikowi kwotę faktycznie przez niego poniesioną na dojazdy komunikacją miejscową, która wynika z przedstawionych dokumentów.

Nie jest jednak możliwe zastosowanie obydwu sposobów rozliczenia wydatków poniesionych na przejazdy w ramach jednej podróży służbowej. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymuje ryczałt na przejazdy za każdą dobę w podróży służbowej, to nie przysługuje mu już zwrot za wydatki poniesione na przejazdy taksówką, a jeśli pracodawca zwraca pracownikowi faktycznie poniesione wydatki, to nie wypłaca mu zryczałtowanych kosztów przejazdu.

Z przepisów rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie wynika, by w ramach jednej podróży służbowej możliwe było rozliczenie części kosztów przejazdów ryczałtem, a części w wysokości faktycznie poniesionych wydatków.