Zasady rozliczania bezpłatnego dowozu do firmy

Od 1 stycznia 2015 r. zwolnieniu od podatku dochodowego podlega wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika z tytułu organizowanego przez pracodawcę dowozu pracowników autobusem w rozumieniu art. 2 pkt 41 ustawy z 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym.

Treść nowego art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT jednoznacznie wskazuje na to, że ustawodawca ograniczył krąg środków transportu, przewóz którymi upoważnia do zastosowania określonych w tym przepisie preferencji. Zwolnienie przysługuje bowiem jedynie tym pracownikom, którzy są dowożeni do pracy autobusem.

Z nowych regulacji nie wynika, czy pod kątem stosowania przedmiotowego zwolnienia organizowanie transportu pracowników ma polegać wyłącznie na zapewnieniu przewozów własnym taborem autobusowym pracodawcy, czy też może on skorzystać do tych celów z usług zewnętrznej firmy przewozowej. Należy jednak uznać, że świadczenie takich usług przez podmiot zewnętrzny nie powinno ich dyskwalifikować jako upoważniających do zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT.

Nowelizacja jest korzystna nie tylko dla pracowników korzystających z tego rodzaju świadczeń, ponieważ odciąża ich finansowo, ale również dla zatrudniających ich pracodawców. Przede wszystkim znacząco upraszcza system rozliczeń tych świadczeń do celów podatkowych. Do tej pory – przy założeniu, że podlegały one opodatkowaniu – pracodawca był zobligowany do ustalenia wartości takiego świadczenia, co wiązało się z koniecznością prowadzenia ewidencji pod kątem ustalenia przychodów poszczególnych pracowników z tego tytułu. Następnie spoczywał na nim obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia z tego tytułu podatku do właściwego urzędu skarbowego. Zważywszy na brak jasnych zasad ustalania przychodu w takich przypadkach, czego przejawem były rozbieżności odnośnie do omawianej kwestii w orzecznictwie sądowym oraz w wyjaśnieniach organów podatkowych, rodziło to wiele problemów. W konsekwencji przedsiębiorcy często nie wykazywali wspomnianych przychodów u swoich pracowników.

Nowe rozwiązania powinny przyczynić się do zmniejszenia biurokratycznych obciążeń pracodawców w tym zakresie. Ponadto ustawodawcy zależało na tym, aby przez wprowadzenie omawianych preferencji podatkowych promować zatrudnianie osób bezrobotnych mieszkających na terenach gmin o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym albo gmin zagrożonych recesją i degradacją społeczną. Jak bowiem wynika z uzasadnienia do projektu ustawy nowelizującej, zapewnienie darmowego transportu przez pracodawcę stanowi jeden z czynników decydujących o podjęciu pracy w miejscu oddalonym od miejsca zamieszkania, szczególnie w przypadku terenów słabiej skomunikowanych.

Przy stosowaniu zwolnienia wynikającego z nowych regulacji należy jednak zachować dużą ostrożność, ponieważ nie w każdym przypadku dowóz pracownika do pracy będzie mógł skorzystać z jego dobrodziejstwa. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na rodzaj środków transportu, którymi realizowany jest przewóz.

Ponieważ z literalnego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT wynika, że zwolnienie, o którym mowa, obejmuje wyłącznie przewozy pracowników autobusem, należy uznać, że nie będzie przysługiwać w sytuacjach, gdy transport tych osób do pracy realizowany jest innymi pojazdami, np. samochodami osobowymi czy busami przystosowanymi do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. W takich przypadkach u pracowników korzystających z bezpłatnego dowozu na koszt pracodawcy nadal trzeba będzie rozpoznawać przychód podatkowy.

To samo dotyczy przypadków, gdy świadczenia pracodawcy związane z dojazdami pracowników do pracy odbywa się w ramach zwrotu wspomnianym osobom poniesionych przez nich z tego tytułu kosztów. W takich bowiem przypadkach nie jest spełniony warunek organizowania dowozu przez pracodawcę, określony w treści art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT. Zatem jeśli pracownik samodzielnie zakupi bilet np. na autobus, którym dojedzie do pracy, a następnie pracodawca zrefunduje mu koszt tego przejazdu (biletu), to omawiane zwolnienie nie znajdzie zastosowania. Z punktu widzenia rozliczenia tego świadczenia nie będzie mieć znaczenia ewentualna okoliczność, że refundacja dotyczy zakupu biletów u przewoźnika współpracującego z pracodawcą w tym zakresie, np. poprzez oferowanie ich po obniżonej cenie. Co istotne, w takich przypadkach nie wystąpią po stronie pracowników „inne świadczenia nieodpłatne” w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, lecz świadczenia pieniężne.

Zakup przez pracodawcę dla pracowników biletów na dojazdy do pracy (np. miesięcznych) również nie jest okolicznością uzasadniającą zastosowania zwolnienia, o którym mowa, nawet jeśli będą to bilety na przejazdy autobusami. W takich bowiem przypadkach również trudno jest mówić o organizowaniu transportu przez pracodawcę, wskazanym w treści art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT. Nie ulega natomiast wątpliwości, że otrzymując bezpłatnie bilety, pracownik zaoszczędza na wydatkach, które musiałby ponieść, gdyby chciał je zakupić samodzielnie. Dlatego udostępnienie mu takich biletów na przejazdy do pracy będzie jego przychodem, który co do zasady powinien być opodatkowany PIT.