Zwrot kosztów noclegu nie zawsze jest przychodem

W czasie zagranicznych lub krajowych podróży służbowych pracownicy nabywają śniadania, obiady i kolacje oraz noclegi w hotelach. Koszty te pokrywają ze środków spółki otrzymanych przed rozpoczęciem podróży w formie zaliczki albo ze środków znajdujących się na karcie należącej do spółki przekazanej pracownikowi na czas podróży służbowej. Zdarza się też, że pracownicy pokrywają koszty delegacji z własnych środków, a spółka zwraca im poniesione wydatki.

Rozliczenie wydatków z tytułu wyżywienia i noclegów w trakcie delegacji dokonywane jest zawsze na podstawie rachunków lub faktur wystawionych na spółkę. Może wystąpić sytuacja, że cena za nocleg będzie przekraczać w przypadku krajowej podróży służbowej dwudziestokrotność stawki diety, a w przypadku zagranicznej podróży służbowej kwoty ryczałtu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia o podróżach służbowych. Wątpliwości budzi pytanie czy w takiej sytuacji rozliczenie faktury z ceną przekraczającą limity zawarte w rozporządzeniu będzie podlegało opodatkowaniu PIT.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Natomiast zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Ewentualne nadwyżki wypłacanych, zwracanych świadczeń ponad limity określone w rozporządzeniu o podróżach służbowych będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże w myśl § 8 ust. 2 i § 16 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej powyższe limity.

Rozporządzenie o podróżach służbowych dopuszcza zwrot lub wypłatę pracownikowi kwot z tytułu noclegu w wysokości wyższej niż wskazane limity w § 16 ust. 1 i § 8 ust. 1, pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez pracodawcę.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limity, o których mowa w rozporządzeniu o podróżach służbowych, uznając taki przypadek jako uzasadniony, to wówczas należności pokryte środkami z karty spółki lub wypłacone pracownikowi w formie zaliczki albo zwrot poniesionych wydatków (potwierdzony rachunkiem lub fakturą), w wysokości przekraczającej limity określone w rozporządzeniu, nie będzie podlegał opodatkowaniu PIT, a na spółce nie będzie ciążył obowiązek płatnika.