Kontrola podatkowa powinna mieć odpowiednia formę

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu bądź osobie przez niego wyznaczonej upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Trzeba przy tym wyraźnie podkreślić, że dopiero łączne dopełnienie obydwu wskazanych czynności spowoduje prawidłowe wszczęcie kontroli. Samo okazanie legitymacji (poza wyjątkiem, o którym będzie mowa niżej) bez doręczenia upoważnienia do kontroli, tak samo jak doręczenie tego upoważnienia bez okazania legitymacji spowoduje, że kontrola będzie nieważna z mocy prawa.

Upoważnienie do kontroli osoby prawnej

W przypadku, gdy kontrolowanym jest osoba prawna bądź jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi, innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego bądź prowadzenia jego spraw albo osobie wyznaczonej (art. 284 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej).

O czym należy pamiętać podczas kontroli skarbowej

Po pierwsze, zakres kontroli nie powinien wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Jeżeli zatem zakres ten dotyczy np. prawidłowości rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2012 r., to kontrolerom co do zasady nie wolno żądać od kontrolowanego przedstawienia dokumentacji VAT za poszczególne miesiące tego roku bądź innych okresów, dopóki nie doręczą mu kolejnych upoważnień w tym zakresie. Trzeba przy tym podkreślić, że przepisy przewidują możliwość rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.

Po drugie, kontrolującym nie wolno zawieszać kontroli u przedsiębiorców. Mają oni co prawda możliwość takiego zawieszenia w razie braku możliwości prowadzenia czynności kontrolnych, w szczególności braku dostępu do dokumentów będących przedmiotem kontroli (zawieszenie może trwać do czasu umożliwienia przeprowadzenia czynności kontrolnych), ale zasada ta nie ma zastosowania do przedsiębiorców. U nich nie można bowiem zawieszać jakiejkolwiek kontroli – nie tylko podatkowej (art. 284 § 5a op).

Po trzecie, w związku z tym, że wszczęcie kontroli polega na doręczeniu upoważnienia wraz z okazaniem legitymacji służbowej, kontrolujący mogą skutecznie wszcząć kontrolę tylko osobiście, a nie np. za pośrednictwem poczty.

Wszczęcie kontroli na legitymację

Organy kontrolne mają możliwość wszczęcia kontroli podatkowej także „na legitymację”, a więc bez równoczesnego doręczenia upoważnienia do wszczęcia tej kontroli. Może to jednak mieć miejsce tylko wyjątkowo, gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego bądź wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia (art. 284a § 1 op).

Wszczęcie kontroli następuje w tym przypadku po okazaniu przez kontrolujących legitymacji służbowej kontrolowanemu albo wskazanej przez niego osobie. W razie nieobecności kontrolowanego bądź wskazanej przez niego osoby (zgodnie z art. 281a albo art. 284 § 2 op), kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji:

• pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę upoważnioną do dokonywania czynności prawnych w ramach czynności obejmujących obsługę interesantów (art. 97 kc), lub
• w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Jednak nawet w przypadku takiego szczególnego wszczęcia kontrolujący mają obowiązek bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 dni od dnia wszczęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (art. 284a § 2 op).

Jeśli kontrolujący nie doręczą we wspomnianym terminie 3 dni upoważnienia do kontroli, wówczas dokumenty z czynności kontrolnych nie będą mogły stanowić dowodu w postępowaniu podatkowym.

Sławomir Liżewski, specjalista w zakresie prawa gospodarczego

• Kontrolowany ma prawo do wyznaczenia reprezentanta
• Wytyczne dla kontrolerów skarbowych na 2013 r.