Osobę pełniąca rolę reprezentanta trzeba zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym (wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta). W przypadku wyznaczenia więcej niż jednej osoby, trzeba wskazać osobę właściwą do doręczeń, a jeśli kontrolowany nie wyznaczy takiej osoby, każda z wyznaczonych osób będzie właściwa do doręczeń.
Jeśli nic innego nie wynika ze wspomnianego upoważnienia przyjmuje się, że osoba wyznaczona jest uprawniona do:
- działania w zakresie odbioru zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej,
- wyrażenia zgody na wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,
- odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej,
- zakończenia kontroli podatkowej,
- złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz
- wszystkich czynności kontrolnych.
Należy zauważyć, że wyznaczenie takiej osoby do reprezentowania kontrolowanego musi mieć formę pisemną. Oznacza to, że również jej odwołanie musi nastąpić w takiej samej formie, co potwierdza to orzecznictwo sądowe w sprawach podatkowych (zob. np. wyrok NSA z 17 grudnia 2009 r., sygn. akt II FSK 1161/08).
Kontrolowany ma prawo a nie obowiązek wyznaczenia osoby do reprezentowania go w trakcie kontroli podatkowej. Kontrolujący nie mogą więc wymagać w tym przypadku dodatkowego ustanowienia ogólnego pełnomocnictwa na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym. Ustanowienie na zasadach określonych w art. 281a ordynacji podatkowej jest wystarczające do celów kontroli podatkowej.
