Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Najczęściej okres ten będzie wynosić 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania podatku przez płatnika (inkasenta).
Nie każdy dokument trzeba przechowywać
Można się jednak spotkać ze stanowiskami organów skarbowych, zgodnie z którymi opisane powyżej terminy nie dotyczą dokumentów PIT-11. Jedna z interpretacji urzędu skarbowego stwierdza wprost, iż informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku. Jest natomiast imienną informacją o wysokości dochodu i pobranych zaliczkach przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych, której treść można odtworzyć na podstawie innych dokumentów, które płatnik ma obowiązek przechowywać.
W praktyce oprócz egzemplarzy przeznaczonych dla podatnika oraz dla urzędu skarbowego płatnicy najczęściej zachowują także kopię tej informacji na własne potrzeby. Jest to podyktowane praktycznymi względami (np. dowodowymi), a nie obowiązującymi przepisami.
