Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Warto teraz uporządkować dokumentację podatkową
Akta podatkowe w formie papierowej zajmują wiele miejsca, natomiast początek roku jest dobrym momentem by uporządkować firmową dokumentację. Trzeba w tym celu dokładnie przeanalizować, które dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi trzeba zachować do celów bieżących rozliczeń i ewentualnej kontroli, a które można zarchiwizować i ewentualnie zniszczyć.
Po tym okresie w większości przypadków podatnicy nie mają obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych ani związanych z nimi dokumentów (np. faktur VAT, kopii deklaracji podatkowych itp.). Można te dokumenty nie tylko archiwizować, ale również zniszczyć.
Jeżeli jednak dany dokument (np. zakupowa faktura VAT) dotyczy spraw, w których terminy przedawnienia się nie pokrywają, moment, w którym jego zniszczenie będzie prawnie możliwe, powinien być dostosowany do terminu dłuższego.
W niektórych przypadkach przepisy wymagają, aby dokumentacja była przechowywana w firmie znacznie dłużej, np. przez 10 lat. Dlatego trzeba dokładnie przeanalizować każdy dokument pod kątem jego zniszczenia tak, aby nie zrobić tego przedwcześnie. Szczególną ostrożność należy zachować przy niszczeniu dokumentów za lata, w których podatnik wykazał stratę podatkową, jeżeli rozliczał ją w latach następnych.
Przed zniszczeniem dokumentów należy również upewnić się, czy bieg terminu przedawnienia zobowiązań, nie uległ zawieszeniu bądź przerwaniu, na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej. W takich przypadkach okres przedawnienia może się znacznie przedłużyć. Dotyczy to zwłaszcza przerwania tego biegu (np. w wyniku ogłoszenia upadłości lub zastosowania przez organ środka egzekucyjnego), ponieważ w takiej sytuacji rozpoczyna się on na nowo. Natomiast zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych może być skutkiem np. wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego.
W ogóle nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Dotyczące takich zobowiązań dokumenty należy przechowywać tak długo, jak długo wspomniane hipoteka lub zastaw skarbowy istnieją.
Dokumenty wolno np. spalić albo pociąć w niszczarce, w taki sposób, aby nie było możliwe odczytanie przez osoby trzecie zawartych w nich informacji, np. danych osobowych klientów firmy oraz pracowników. W celu zniszczenia firmowego archiwum nie trzeba powoływać specjalnej komisji, ale warto to zrobić dla celów dowodowych. Zasadne jest też sporządzenie pisemnego protokołu zawierającego wskazanie, które dokumenty zakwalifikowano do zniszczenia, potwierdzenie ich fizycznej likwidacji oraz zamieszczenie daty tych czynności i podpisów uczestniczących w nich osób.
Niszcząc przedwcześnie wymaganą przepisami dokumentację, podatnik naraża się na sankcje określone w Kodeksie karnym skarbowym.
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
