Sprzedawca ma obowiązek przyjąć zwrot od nabywcy towaru, jeśli jest on w stanie udowodnić zakup dokonany w danym sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu. Do udokumentowania korekty podatku niezbędny może być nie tylko paragon.
Podatnicy mają wątpliwości, jak należy rozumieć pojęcie „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży”. Przy czym prawodawca nie wskazał jednoznacznie, czy paragon jest jedynym dokumentem, który potwierdza dokonanie sprzedaży. W rejestrze klauzul niedozwolonych prowadzonym przez prezesa UOKiK pod numerem 2685 widnieje zapis „Do reklamowanego lub zwracanego produktu konieczne jest dołączenie paragonu”.
Dokumentami korygującymi wartość sprzedaży stosowanymi przez podatników VAT są faktury korygujące. W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wskazano, że podatnik wystawia fakturę korygującą, w przypadku gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:
Z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych wynika, że w kasie nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. W przypadku jednak gdy skutkują one zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji (§ 3 ust. 4 tego rozporządzenia).
Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być też umowa sprzedaży, gwarancja czy wydruk z terminala kart płatniczych. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2008 r. (nr IBPP2/443-121/08/ICz) uznał, że oryginał paragonu nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym. Dowodzenie zaistnienia błędu będącego podstawą dokonania korekty na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa podatkowego.
Natomiast w interpretacji indywidualnej z 10 sierpnia 2011 r. (nr ILPP2/443-799/11-2/EN) dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wskazał, że dokumenty, tj. m.in.: wyciąg z terminala i oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego nabywcy oraz (w przypadku braku jakiegokolwiek innego dokumentu) tylko to oświadczenie – stanowią wiarygodne dowody potwierdzające fakt zwrotu lub reklamacji towaru w sytuacji braku oryginału paragonu fiskalnego. Pomimo że interpretacje te były wydane w stanie prawnym obecnie już nieobowiązującym, to wyjaśnienia w nich zawarte nadal są aktualne.
Kolejnym wymaganym przez prawodawcę dokumentem jest podpisany przez obie strony protokół zwrotu. Jednak w przypadku prowadzenia np. sklepu internetowego uzyskanie podpisu na tym protokole od nabywcy towaru może okazać się problematyczne. W tym przypadku sprzedawca przed przyjęciem zwrotu towaru będzie musiał wymagać od jego nabywcy podpisania protokołu zwrotu towaru. Przepisy nie określają szczegółowo, jak powinien wyglądać taki protokół, więc może on przyjąć dowolną formę. Przy czym muszą na nim widnieć podpisy sprzedawcy i nabywcy.
