Dowiedz się, czy możesz przechowywać e-faktury w formie papierowej

W rozpatrywanej sprawie chodziło o spółkę, która rozważała możliwość przyjmowania faktur wystawianych i otrzymywanych w formacie elektronicznym. Takie dokumenty będą sprawdzone pod względem autentyczności ich pochodzenia, wydrukowane, sprawdzone pod względem integralności treści i czytelności oraz zarejestrowane w dzienniku podawczym (odnotowanie daty otrzymania).

Jak wyjaśniła spółka faktury takie będą sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym, co zapewni ich powiązanie z faktycznie zaistniałymi zdarzeniami oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych spółki przez osobę upoważnioną. Faktury otrzymane przez spółkę w formacie elektronicznym będą przechowywane wyłącznie w formie papierowego wydruku. Przedsiębiorstwo zaznaczyło, że nie będzie przechowywać elektronicznych wersji faktur.

Spółka zapytała, czy faktury dotyczące zakupów, wystawiane przez dostawców i otrzymywane przez wnioskodawcę w dowolnym formacie elektronicznym, lecz przechowywane wyłącznie w formie ich papierowego wydruku dają spółce prawo do odliczenia VAT z  tych fakturach. Przedsiębiorstwo uważało, że tak, z czym zgodził się organ podatkowy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Organ podatkowy przypomniał, że podatnik ma obowiązek zapewnić odpowiednim organom na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on line do tych faktur.

Nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej mogły być drukowane i przechowywane wyłącznie w formie papierowej. Podobnie faktury wystawione i otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej – wyjaśniła izba skarbowa. Przy czym istotne jest, aby zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Izba skarbowa stwierdziła, że w sytuacji gdy na podstawie opisanego we wniosku systemu otrzymywania faktur w wersji elektronicznej, ich weryfikowania i przechowywania jedynie w wersji papierowej, będzie zapewniona czytelność, integralność treści i autentyczność ich pochodzenia, to z takich dokumentów spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przedsiębiorcy mają prawo do przechowywania faktur elektronicznych w wersji wydrukowanej. Jest to możliwe, pod warunkiem że zachowany został warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia. Z takich faktur podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jest to możliwe pod warunkiem, pod warunkiem, że towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Trzeba jednak pamiętać, że podatnik ma obowiązek zapewnić odpowiednim organom na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur.