Podatnicy VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Zaliczki od nich otrzymywane muszą być dokumentowane fakturami zaliczkowymi tylko wówczas, gdy osoby te zażądają wystawienia takiej faktury.
W przypadku otrzymania dwóch zaliczek sprzedawcy powinni wystawić dwie faktury zaliczkowe. Jeśli otrzymane zaliczki nie stanowią 100% należności za towar lub usługę, wówczas po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi konieczne jest wystawienie faktury końcowej. Jeżeli w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zaliczki dojdzie do wydania zaliczkowanego towaru i wystawiona zostanie faktura końcowa należy wystawić również fakturę zaliczkową.
Nie każda płatność to zaliczka
Zaliczkami są tylko płatności dotyczące konkretnych czynności podlegających opodatkowaniu, które mają wystąpić w przyszłości. Sprzedawcy nie mają obowiązku (ani możliwości) wystawiania faktur zaliczkowych w przypadkach, gdy otrzymywane od kontrahentów płatności nie dotyczą konkretnych czynności podlegających opodatkowaniu.
Fakturami zaliczkowymi mogą być dokumentowane wyłącznie płatności dotyczące czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Nie mogą być nimi dokumentowane płatności dotyczące czynności niepodlegających opodatkowaniu np. odszkodowania czy kaucje. W celu udokumentowania takich płatności należy wystawiać noty księgowe.
