W odróżnieniu od głównych czynności kontrolnych prowadzonych w siedzibie kontrolowanego podatnika, kontrola krzyżowa jest prowadzona u jego kontrahenta. W ten sposób fiskus sprawdza, czy to rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy mają pokrycie w dokumentach firm z nim współpracujących. Uprawnienie to wynika to z art. 274c § 1 Ordynacji podatkowej.
Należy pamiętać, że organy podatkowe mogą objąć kontrolą krzyżową nie tylko bezpośrednich kontrahentów kontrolowanego podmiotu, ale również wszystkich przedsiębiorców uczestniczących w dostawie tego samego towaru lub usługi. W takim jednak wypadku, kontrola krzyżowa może obejmować tylko dokumenty związane z daną dostawą lub usługą.
Co ważne, przedmiotem kontroli krzyżowej nie są wyłącznie faktury. Fiskus może żądać przedstawienia mu w zasadzie wszelkich dokumentów, mających znaczenie dla ustalenia faktów istotnych w sprawie. Zakres dokumentów, których okazania oczekują organy podatkowe w ramach kontroli krzyżowej, zależy od zakresu kontroli. Urzędnicy mogą przykładowo zażądać rejestrów VAT za miesiące, w których dochodziło do transakcji z kontrolowanym podatnikiem, faktur dla i od tego przedsiębiorcy czy dowodów zapłaty za towar lub usługę. Dopuszczalność tak szerokiego zakresu kontrolowanych dokumentów, potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 kwietnia 2010 r. (II FSK 1916/08).
Jeśli kontrolowany przedsiębiorca dysponuje dokumentami obcojęzycznymi (np. umowami czy fakturami), które fiskus będzie kontrolował – musi posiadać ich tłumaczenia. Kontrolerzy mogą zażądać, bowiem przetłumaczenia na język polski
dokumentacji sporządzonej w języku obcym, mającej związek z prowadzoną kontrolą. Tłumaczenie powinno być sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Jest ono wykonywane na koszt przedsiębiorcy. Natomiast firmy posługujące się elektronicznymi systemami finansowo-księgowymi, powinny przygotować się na kontrolę elektroniczną. Polega ona na pobraniu danych bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, a następnie poddaniu ich analizom za pomocą specjalistycznych programów informatycznych. W związku z tym należy sporządzić dla kontrolerów pisemną informację o rodzaju używanego oprogramowania oraz o tworzonych i obsługiwanych przez niego rodzajach formatów plików (dotyczy to również plików, z których i do których jest możliwe konwertowanie i eksportowanie danych).
Należy pamiętać, że przedsiębiorcy powinni być uprzedzeni o planowanej kontroli podatkowej. Może się ona rozpocząć się nie wcześniej, niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia takiego pisma. Jeżeli w tym czasie pracownicy urzędu skarbowego nie przystąpią do kontroli, a mimo wszystko ma być ona przeprowadzona, przedsiębiorca musi otrzymać nowe zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Organy podatkowe mogą podjąć kontrolę także bez uprzedzenia, gdy jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, bądź konieczne dla zebrania lub zabezpieczenia dowodów.
W innych przypadkach podatnicy mają, więc czas, aby przygotować się na weryfikację rozliczeń. Powinni skompletować i przeanalizować wymagane przez fiskusa dokumenty. Należy pamiętać, że w zawiadomieniu o kontroli wskazany jest jej zakres, rodzaj podatku, którego ma ona dotyczyć i okres objęty weryfikacją. Pod tym kątem podatnik powinien przygotować i sprawdzić swoją dokumentację.
Czas pomiędzy otrzymaniem zawiadomienia o kontroli a jej faktycznym rozpoczęciem, przedsiębiorca może wykorzystać także na skorygowanie ewentualnych błędów wykrytych w rozliczeniach. Być może konieczne będzie również złożenie deklaracji korygującej. Można to zrobić przed wszczęciem kontroli podatkowej, która rozpoczyna się w momencie okazania legitymacji służbowych przez pracowników fiskusa i doręczenia upoważnienia do kontroli. Skorygowanie rozliczeń po wszczęciu kontroli nie zostanie uwzględnione.
Podstawa prawna: art. 272, art. 274c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. nr 749 ze zm.).
Rafał Kuciński, prawnik, specjalista z zakresu VAT
Zobacz także:
