W myśl art. 106n ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy.
Od woli kontrahentów zależy czy faktury będą przesyłane w formie PDF
Kategoria: VAT i akcyza
Data: 27-07-2015 r.
Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, bez opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Na podstawie faktur wystawionych w takiej formie podatnik może dokonać przysługującego mu odliczenia VAT.
Potrzebna jest akceptacja odbiorcy
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:
- bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu;
- elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Dokumenty jako kontrola biznesowa
Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Wystawianie i przechowywanie faktur
Obowiązujące obecnie przepisy nie przewidują wymogu przechowywania faktur w „oryginalnej postaci”, tj. w postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Tym samym, w obecnym stanie prawnym nie ma przeciwwskazań, by faktury otrzymane w postaci papierowej były przechowywane w postaci plików elektronicznych (zeskanowanych dokumentów), o ile spełnione są warunki określone w art. 112a ustawy VAT.
Przedsiębiorca zachowuje prawo do odliczenia VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.
Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, jeśli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przedmiotowych faktur, Tym samym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT wykazanego w fakturach przesłanych w tej formie – w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT.
Zobacz także:
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
