Obecnie do zastosowania procedury samofakturowania wystarczające jest porozumienie między stronami i istnienie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży (akceptacji). Szczegóły porozumienia oraz sposób akceptacji zależą od woli stron. Z przepisów zniknął obowiązek informowania o zawartych umowach o samofakturowanie naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Należy również zwrócić uwagę na nowe przepisy dotyczące samofakturowania w przypadku transakcji transgranicznych. W stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r. organy podatkowe nie zgadzały się wystawianie faktur w ramach procedury samofakturowania przez podmioty spoza kraju, nakazując stosowanie polskich przepisów o fakturowaniu do faktur wystawianych przez podmiot zagraniczny.
Obecnie § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur wprost stwierdza, że fakturę (fakturę korygującą oraz duplikat faktury) w imieniu i na rzecz polskiego sprzedawcy może wystawić podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna nie będąca takim podatnikiem.
W takich sytuacjach organy podatkowe nie mogą oczekiwać, że tak wystawiona faktura
spełni warunki stawiane fakturom przez polskie przepisy, gdyż ich
stosowanie jest wyłączone w odniesieniu do podmiotów niebędących
polskimi podatnikami VAT. Natomiast, jeśli sprzedawcą jest podmiot
zagraniczny a to polski odbiorca fakturuje w jego imieniu tę sprzedaż,
to wtedy fakturę należy wystawić z zastosowaniem polskich przepisów
dotyczących faktur.
Podsumowując, nabywcy towarów i usług od czynnego podatnika VAT, mogą
wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury (także faktury
korygujące i duplikaty faktur). W ten sposób można dokumentować:
- sprzedaż przez podatnika na rzecz wystawcy faktury (w trybie samofakturowania).
- otrzymanie należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłaty, zaliczki, zadku czy raty).
- dostawę towarów lub świadczenie usług z państwa trzeciego.
Wystawiona w ten sposób faktura VAT powinna zawierać oznaczenie „Samofakturowanie”.
Począwszy od 1 stycznia 2013 r. podatnik ma także możliwość zlecenia wystawiania faktur osobie trzeciej – w tym oczywiście również przedstawicielowi podatkowemu. Zmiana ta legalizuje, więc w istocie istniejącą od dłuższego czasu praktykę, która była aprobowana przez sądy administracyjne.
Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT)w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zasadniczo prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). Jeżeli jednak podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie, wówczas może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).
Jednocześnie w świetle art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy faktury (faktury korygujące) wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego. Wynika z tego zatem, że podatnik może odliczyć VAT z faktury wystawionej w ramach samofakturowania w rozliczeniu za ten okres, w którym faktura ta została zaakceptowana przez dostawcę towarów (usługodawcę). Nie ma natomiast w tym wypadku znaczenia data wystawienia faktury.
Ani przepisy ustawy o VAT, ani też przepisy rozporządzenia w sprawie fakturnie wskazują, w którym momencie można uznać, że wystawiona przez nabywcę faktura została zaakceptowana przez sprzedawcę. Podczas stosowania tej procedury podatnik może mieć wątpliwość czy faktura jest zaakceptowana już z chwilą jej podpisania przez sprzedawcę, czy też może dopiero po otrzymaniu tej zaakceptowanej faktury. Daty te mogą się różnić a przyjęcie danego rozwiązania wpływa na moment odliczenia VAT.
Otóż organy podatkowe stoją na stanowisku, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje w rozliczeniu za ten okres, w którym podatnik, tj. nabywca wystawiający fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy towarów/usługodawcy, będzie dysponował fakturą zaakceptowaną przez dostawcę. Można w tym celu wykorzystywać oczywiście systemy informatyczne, na co godzą się organy skarbowe (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPP1/443-145/11-5/Igo).
Przykład: Odliczenie VAT po akceptacji fakturyFakturę wystawiono w lutym natomiast jej akceptację otrzymano od dostawcy w marcu. W tym przypadku prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w rozliczeniu za marzec lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Nie ma tutaj znaczenia to, czy otrzymano akceptację tej faktury przed terminem, czy też po terminie złożenia deklaracji podatkowej VAT-7 za luty.
Dbając o dobre relacje z kontrahentami, warto przedstawiać faktury do akceptacji w ustalonych umownie terminach. Trzeba pamiętać, że brak akceptacji nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wykazania VAT należnego za okres (miesiąc) tej sprzedaży. Spoczywa on na sprzedawcy bez względu na to, czy do momentu upływu terminu do sporządzenia deklaracji VAT-7 będzie posiadał fakturę wystawioną w ramach self-billingu czy też nie.
Przepisy podatkowe nie regulują formy,w jakiej wystawione przez nabywcę faktury powinny zostać zaakceptowane (zatwierdzone) przez dostawcę. W konsekwencji decydujące znaczenie ma wola stron wyrażona w zawartej umowie.
Rafał Kuciński, prawnik, specjalista z zakresu VAT
Zobacz także:
