Zatrzymana kaucja jest odszkodowaniem za poniesione straty wynajmującego, a nie obrót z tytułu sprzedaży. Nie stanowi ona czynności podlegającej opodatkowaniu VAT, wobec czego nie należy jej dokumentować fakturą VAT, tylko notą księgową.
Powszechna w umowach najmu kaucja stanowi gwarancję wykonania tej umowy. W przypadku jej niewykonania – stanowi odszkodowanie za poniesione straty. Nie jest ona zaliczana na poczet ceny najmu i podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy.
Podstawę opodatkowania VAT stanowi obrót, przez który rozumie się kwotę należną z tytułu sprzedaży, pomniejszoną o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku (art. 29 ust. 2 ustawy o VAT).
Otrzymana kaucja nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT. Nie stanowi ona, bowiem otrzymania części należnej kwoty z tytułu dokonanej sprzedaży, przez którą rozumie się odpłatną dostawę towaru lub odpłatne świadczenie usługi. Nie można jej również uznać ani za zaliczkę lub zadatek, ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę. Nie wywołuje ona, zatem żadnych skutków w VAT. Nie rodzi tym samym obowiązku wykazania VAT należnego ani dokumentowania fakturą VAT.
W sytuacji zatrzymania kaucji zgodnie z postanowieniem umowy z tytułu zniszczenia wynajmowanego lokalu ponad normalne, zmienia się charakter pobranej kaucji i staje się ona wówczas odszkodowaniem (lub karą umowną) za dokonane przez najemcę zniszczenia. Odszkodowanie nie zostało również wymienione w ustawie o VAT, jako czynność opodatkowana. W konsekwencji również zatrzymanie kaucji z tytułu poniesionych przez wynajmującego strat, w przedstawionej w pytaniu sytuacji, nie wywołuje żadnych skutków w VAT, a zatem również nie podlega obowiązkowi udokumentowania fakturą VAT. Może być ona udokumentowana w innej formie np. noty księgowej.
Przedstawione stanowisko potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2011 roku, nr IBPP2/443-913/11/ICz, w której stwierdził, że:
(…) Zastrzeżenie kary umownej na wypadek nienależytego wykonania przedmiotu umowy można, zatem traktować, jako formę uproszczenia redakcji warunków umowy, która pozwala na przyjęcie przez strony, że w wypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stanowią podstawę do domagania się zapłaty kary umownej.
W omawianej sprawie podmiot zobowiązany do zapłaty określonej kwoty za nieterminowy zwrot wypożyczonych materiałów bibliotecznych oraz za uszkodzenie lub zniszczenie materiałów bibliotecznych nie jest uprawniony do otrzymania w zamian jakiegokolwiek świadczenia ze strony Biblioteki.
Zatem opłaty, o których mowa we wniosku pełniące funkcję odszkodowawczą (rekompensacyjną) za poniesione straty, nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT i tym samym nie podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.
Podstawa prawna: art. 2 pkt 22, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 29 ust. 1 i 2, art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Magdalena Skalska, specjalista podatkowy
Zobacz także:
