Dowód księgowy musi mieć określone cechy

Data: 04-11-2013 r.

Funkcję kontroli biznesowej mogą wypełnić same dokumenty uzupełniające, np. zamówienie, umowa, dokument transportowy, wezwanie do zapłaty ‒ dotyczące transakcji udokumentowanej fakturami. Nie będą one jednak dokumentem księgowym. Sprawdź jakie cechy musi mieć taki dokument i w jakiej może być formie.

Ustawa o rachunkowości nie różnicuje sposobu księgowania czy przechowywania dokumentów w zależności od tego, w jakiej fizycznie będą postaci. Konieczne jest jednak aby dokument elektroniczny (np. wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny dokument magazynowy, elektroniczny bilet lotniczy, dane z systemów billingowych itp.) wypełniała wszystkie warunki, jakie w ogóle są stawiane dokumentom księgowym w art. 21 ust. 1 UoR.

Cechy dokumentu księgowego

Dokument powinien posiadać:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
a następnie stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym nie ma przeszkód, aby zaniechać zamieszczania na dowodzie tych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W komunikacie nr 10 Ministra Finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu dotyczącego niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych w pkt 8 części III potwierdzono jednoznacznie, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 UoR). Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.

Oczywiście zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:

podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2–4 ustawy;
możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;
stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Stefan Woliński, specjalista ds. podatków

Zobacz także:

Tagi: dowody księgowe