W umowach regulujących stosunki cywilnoprawne należy zawierać klauzule, które będą regulowały zasady postępowania, w sytuacji gdy któraś ze stron nie będzie w należyty sposób wywiązywała się z postanowień.
Prawo do zawarcia w umowie takiego postanowienia wynika wprost z Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm., dalej: kc) strony mogą zastrzec w zawartej umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kary umownej). Pojawia się wtedy jednak pytanie, jaki wystawić dokument - notę księgową, notę obciążeniową czy może fakturę.
W momencie naliczenia kary i wystawienia noty obciążeniowej jej wartość spółka powinna ująć jako rozliczenie międzyokresowe przychodów, może zdarzyć się bowiem sytuacja, że dłużnik odmówi jej zapłaty. Z chwilą wyegzekwowania kary, czyli w momencie rzeczywistego otrzymania zapłaty kary, wartość tej kary należy zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych.
W księgach rachunkowych spółki operacje związane z tym zdarzeniem mogą przebiegać zapisami:
