Jak uniknąć błędów inwentaryzacyjnych

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje do końca kwestii technicznych i organizacyjnych dotyczących inwentaryzacji, pozostawiając to kierownictwu. Dlatego rozpoczynając prowadzanie działalności tak ważne jest wprowadzenie do polityki rachunkowości zasad, które będą pomagały w późniejszej poprawnej inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest ściśle powiązana ze specyfiką działalności podmiotu, jednak można wskazać szereg błędów inwentaryzacyjnych i niedociągnięć, które pojawiają się w tym zakresie i powodują niemożność pełnego wykorzystania inwentaryzacji jako źródła danych o rzeczywistym stanie aktywów i pasywów jednostki.

Błędy inwentaryzacyjne można podzielić na dotyczące:

• ogólnego przebiegu inwentaryzacji,

• dokumentacji,

• przebiegów spisów,

• przebiegu potwierdzeń salda,

• przeprowadzania weryfikacji,

• rozliczenia inwentaryzacji.

Chociaż ustawa o rachunkowości reguluje podstawowe kwestie, niestety zdarzają się błędy inwentaryzacyjne polegające na:

Problemem jednostek, które stosują art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, to nieustalenie stanu materiałów i towarów, które zostały w momencie zakupu odpisane w koszty i niedokonanie korekty kosztów o ustalony zapas materiałów i towarów.

Z punktu widzenia „grzechów” księgowości trzeba jeszcze wskazać na częsty brak zestawienia sald wszystkich ksiąg pomocniczych (analityki) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz brak zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów przed rozpoczęciem inwentaryzacji (to zestawienie umożliwia ustalenie nadwyżek i niedoborów).