Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania. Natomiast dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzenia salda, jak i na użytkowaniu tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.
Zakres zastosowania metody
Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do:
-
aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
-
należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
-
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów
Dokument „Potwierdzenie salda” powinien zawierać następujące elementy:
nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),
dane wystawcy (nadawcy),
datę wystawienia,
numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,
kwotę transakcji,
dzień, na który należy potwierdzić saldo,
pieczęć i podpis wystawcy,
miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,
miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda.
Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
-
spornych i wątpliwych,
-
od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów,
-
z tytułów publicznoprawnych.
Jednostka gospodarcze powinna wysłać potwierdzenia sald do wszystkich odbiorców niezależnie od ich liczby, czyli nie ma możliwość stosowania uproszczeń, na przykład w sytuacji bardzo dużej liczby kontrahentów.
Brak potwierdzenia salda przez dłużnika oznacza saldo niepotwierdzone. W związku z tym należy dokonać inwentaryzacji takiej należności drogą weryfikacji realnej wartości należności. Obecnie w ustawie o rachunkowości (dalej: UoR) nie ma przepisów umożliwiających tzw. milczące potwierdzenie salda, stąd jednostka powinna dołożyć starań, by spełnić obowiązki nałożone przez ustawodawcę.
Warto potwierdzać salda zerowe, gdyż umożliwia to nie tylko spełnienie obowiązku ustawowego, ale stanowi istotną informację dla kontrahentów o uregulowaniu rozrachunków, szczególnie w sytuacji gdy występuje duża liczba transakcji z danym kontrahentem, a kwoty się powtarzają.
Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, w jakiej formie (tradycyjnej, elektronicznej) potwierdzenia sald mają być uzyskiwane. Większe znaczenie w tym zakresie ma prawo zwyczajowe. Należy jednak podkreślić, że zastąpienie papierowego potwierdzenia salda informacją elektroniczną wymaga uzupełniania takiego dokumentu o podpis elektroniczny.
Przebieg inwentaryzacji należności w formie potwierdzenia salda
Zweryfikowanie prawidłowości stanu należności
Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:
wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,
wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,
naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ zgodnie z art. 28 ust 7 UoR należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.
Sporządzenie druku potwierdzenia salda
Po zweryfikowaniu ewidencji przystępuje się do sporządzenia druków potwierdzenia salda. Druk ten sporządza się przynajmniej w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie. Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z tytułem zobowiązania oraz jego wysokością.
Ewentualna korekta własnej księgi
W sytuacji gdy dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.
Inwentaryzacja w formie weryfikacji
Jeżeli jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, należy przyjąć, że dany składnik nie jest prawidłowo zinwentaryzowany. Trzeba wtedy poinformować jednostkę, a jeśli nie przyniesie to efektów dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp. Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.
Protokół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji
Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald sporządzają na tę okoliczność protokół. Opisują w nim przeprowadzone czynności oraz wszelkie rozbieżności, które wystąpiły między stanem w księgach rachunkowych jednostki a stanem podanym przez kontrahentów.
Podstawa prawna: art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 26 ust. 3 pkt 1, art. 27 ust. 2, art. 28 ust 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Waldemar Gos, ekspert z dziedziny prawa podatkowego i rachunkowości
Zobacz także:
