Niezbędne elementy jakie powinno zawierać potwierdzenie salda

Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:

• wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,
• wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,
• naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić).

W sytuacji gdy dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo.

Dokument „Potwierdzenie salda” powinien zawierać następujące elementy:

• nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),

• dane wystawcy (nadawcy),

• datę wystawienia,

• numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,

• kwotę transakcji,

• dzień, na który należy potwierdzić saldo,

• pieczęć i podpis wystawcy,

• miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,

• miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda