Inwentaryzacja w czasie pandemii koronowirusa

Experto24.pl

Tue, 01 Dec 2020 09:06:48 +0100

Czy w związku z pandemią możliwe jest odłożenie inwentaryzacji w czasie? Jeśli nie ma możliwości przełożenia, jakie są wytyczne przeprowadzenia jej przy obecnych ograniczeniach? Czy do spisu można oddelegować pracowników obsługi szkoły (zdalna nauka nauczycieli)? Czy spis z natury obejmuje "materiały" tzw. ilościówkę?

Odpowiedź:

Jak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia. Przepisy prawa nie przewidują możliwości odłożenia inwentaryzacji w czasie, z powodu ogłoszonego stanu epidemii.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości określa składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji, oraz terminy i metody jej przeprowadzenia. Nie reguluje ona natomiast zagadnień szczegółowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, zasad jej udokumentowania, w tym dat sporządzenia protokołów z inwentaryzacji i powoływania komisji inwentaryzacyjnych. Są to bowiem zagadnienia techniczno–organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki. Do obowiązków kierownika jednostki z zakresu rachunkowości, za realizację których ponosi on odpowiedzialność, wchodzi m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (art. 4 ust. 3 i 5 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacji w szkole dokonuje komisja inwentaryzacyjna, a spisu z natury dokonują zespoły spisowe. Przepisy nie regulują zasad powoływania tych komisji i zespołów, ani nie regulują kwestii składu komisji inwentaryzacyjnej. To dyrektor szkoły decyduje o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, w których skład wchodzą pracownicy. W skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej trzy osoby, w tym przewodniczący komisji, a także członkowie komisji. W praktyce przyjmuje się, że powołując komisję inwentaryzacyjną oraz zespoły spisowe, należy wziąć pod uwagę zakres czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Ustalając skład zespołów spisowych, powinno się dobierać do nich pracowników mających rozeznanie w tematyce spisywanego sprzętu. Jednakże podkreślić należy, że przepisy powszechnie obowiązujące nie określają w żaden sposób zasad ustalania składu komisji inwentaryzacyjnej. Ustalenie składu komisji inwentaryzacyjnej należy do spraw, które powinien uregulować kierownik jednostki, zgodnie z przyjętymi w szkole zasadami wynikającymi z regulacji dotyczących przeprowadzania w tej szkole inwentaryzacji. Może on więc powołać w skład komisji inwentaryzacyjnej dowolnych pracowników (pedagogicznych i niepedagogicznych).

Natomiast z treści art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednocześnie należy podkreślić, że art. 26 ust. 3 ww. ustawy wskazano ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do dnia 15 dnia następnego roku, dotyczą dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia salda.

Spis z natury dotyczy następujących składników majątkowych:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, które są inwentaryzowane poprzez potwierdzenie sald),

2) papierów wartościowych,

3) rzeczowych składników obrotowych,

4) środków trwałych (z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony znacznie i gruntów, które są inwentaryzowane za pomocą weryfikacji),

5) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Składniki majątku spełniające definicję środków trwałych, które jednak ze względu na niską wartość początkową nie są obejmowane ewidencją środków trwałych, lecz są odpisywane bezpośrednio w koszty w momencie przekazania do używania, nie są objęte inwentaryzacją poprzez przeprowadzenie spisu z natury. Takie składniki majątku nie podlegają rocznej inwentaryzacji. W zasadach (polityce) rachunkowości jednostka może przyjąć również uproszczenie, zgodnie z którym niskocenne składniki majątku (np. o wartości niższej niż 3.500 zł) nie będą ujmowane w ewidencji bilansowej środków trwałych, lecz z chwilą przekazania ich do używania będą odpisywane w koszty.

Przepisy prawa nie wyłączyły obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej metodą spisu z natury w czasie obowiązywania stanu epidemii, ani nie wprowadzają innych terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Oznacza to, że inwentaryzacja powinna zostać również w tym roku przeprowadzona na ogólnych zasadach. Jednakże mając na uwadze stan epidemii należy zapewnić pracownikom przeprowadzającym czynności inwentaryzacyjne odpowiednie środki ochrony osobistej – środki dezynfekujące, osłona ust i nosa oraz zachowanie dystansu, a także zapewnienie rękawic. Nie ma ogólnych wytycznych co do przeprowadzania inwentaryzacji w czasie epidemii. Należy więc stosować ogólne wytyczne co do zachowania się w czasie epidemii w miejscu pracy.

W kwestii inwentaryzacji przeprowadzanej w czasie epidemii koronawirusa wypowiedziało się Ministerstwo Finansów, odpowiadając na pytanie Czy pandemia Covid-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury?

Zdaniem Ministerstwa Finansów:

Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku. Należy podkreślić, że systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji prowadzona jest w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) – zwana dalej „uor” wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia wskazane w art. 26 ust. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz, że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki. Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji). Wskazana w zapytaniu forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust.1 pkt 1 uor). Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Mając powyższe na uwadze, jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia. Skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w ww. art. 26 ust. 1 pkt 3 uor (tj. przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc. Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID - 19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

(https://www.gov.pl/web/finanse/jednostki-sektora-prywatnego-oraz-jednostki-sektora-finansow-publicznych-z-osobowoscia-prawna-z-wylaczeniem-jednostek-dzialajacych-na-rynku-finansowym).
 

Zapamiętaj!

Jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.

Podstawa prawna:

• art. 4, art. 10, art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)

inwentaryzacja, pandemia, koronawirus

Inwentaryzacja środków trwałych w budowie

Experto24.pl

Thu, 28 Nov 2013 00:00:00 +0100

Trzeba pamiętać, że w wielu przypadkach te składniki, które zaplanowaliśmy inwentaryzować np. metodą potwierdzenia salda, w istocie jesteśmy zmuszeni inwentaryzować metodą weryfikacji. Tak jest na przykład w odniesieniu do należności, gdy kontrahenci milczą i nie odsyłają nam potwierdzeń salda. Czy też środków trwałych w budowie.

Szczególną uwagę należy zwrócić na inwentaryzację pozycji środków trwałych w budowie. Pozwala ona stwierdzić, czy:

• wszystkie faktury dotyczące budowy zostały ujęte na koncie „Środki trwałe w budowie”,
• w nakładach na budowę środków trwałych nie ujęto kosztów niemających związku z budową, modernizacją, np. kosztów remontu,
• na wszystkie obiekty, których budowę zakończono (sporządzono protokół odbioru końcowego), wystawiono dowód OT i wprowadzono na stan środków trwałych,
• zostały właściwie udokumentowane i zewidencjonowane wszystkie koszty poniesione na realizację budowy środków trwałych we własnym zakresie,
• na koncie „Środki trwałe w budowie” nie występują nakłady na obiekty zaniechane,
• naliczono i ujęto w księgach rachunkowych należne za okres realizacji budowy odsetki od kredytów, pożyczek, różnice kursowe,
• stan zaliczek na budowę środków trwałych jest aktualny, uzgodniony, nieprzedawniony,
• wszystkie sprawy sporne wynikłe w procesie prowadzenia budowy środków trwałych zostały wyjaśnione, a ich skutki ujęto w ewidencji księgowej,
• nie nastąpiła trwała utrata wartości – w tym celu jednostka może dokonać wyceny we własnym zakresie lub zlecić jej wykonanie rzeczoznawcy.

Inwentaryzacją metodą weryfikacji nie obejmujemy maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. One bowiem są inwentaryzowane metodą spisu z natury.

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zobacz także:

• Jak uniknąć błędów inwentaryzacyjnych
• Metoda inwentaryzacji zależy od składnika aktywów
• Spis z natury środków pieniężnych

środki trwałe, dokumentacja inwentaryzacji

Niezbędne elementy jakie powinno zawierać potwierdzenie salda

Experto24.pl

Tue, 26 Nov 2013 00:00:00 +0100

Dane wystawcy (nadawcy), data wystawienia, numer faktury i kwota transakcji – to tylko niektóre z elementów, jakie powinno zawierać potwierdzenie salda. Warto pamiętać, że jeśli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Pierwszym etapem związanym z inwentaryzacją należności jest zweryfikowanie prawidłowości stanu należności wykazanego w księgach rachunkowych. Dlatego też przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:

• wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,
• wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,
• naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić).

W sytuacji gdy dłużnik nie zgadza się z tytułem i/lub kwotą zobowiązania, powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli wierzyciel, czyli inicjator potwierdzenia salda, akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo.

Dokument „Potwierdzenie salda” powinien zawierać następujące elementy:

• nazwę i adres firmy, do której kierowane jest potwierdzenie (adresata),

• dane wystawcy (nadawcy),

• datę wystawienia,

• numer faktury (faktur) oraz datę jej wystawienia,

• kwotę transakcji,

• dzień, na który należy potwierdzić saldo,

• pieczęć i podpis wystawcy,

• miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo,

• miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zobacz także:

• Jak dokonać potwierdzenia salda z bankiem
• Jak uniknąć błędów inwentaryzacyjnych
• Metoda inwentaryzacji zależy od składnika aktywów

metoda potwierdzenia sald, dokumentacja inwentaryzacji

Obowiązki zespołu spisowego w związku z zakończeniem spisów z natury

Experto24.pl

Mon, 25 Nov 2013 00:00:00 +0100

Jedną z ostatnich czynności zespołu spisowego w związku z przeprowadzonym spisem z natury jest opracowanie sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń. Warto poznać inne obowiązki, jakie spoczywają na zespole spisowym w związku z zakończeniem spisu z natury.

Zakończenie spisów z natury inwentaryzowanych aktywów polega m.in. na tym, że po wpisaniu do arkusza spisowego ostatniej pozycji wpisuje się poniżej adnotację informującą o tym, że spis został zakończony na określonej pozycji.

Osoby materialnie odpowiedzialne powinny potem złożyć oświadczenie końcowe stwierdzające, że:

• nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu oraz

• ujęto w nim wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki dokładnie w ich obecności lub z ich udziałem przeliczone, przemierzone i przeważone.

Jeżeli osoby te wnoszą określone zastrzeżenia, należy je w tym momencie sprecyzować i zapisać, wraz z ich uzasadnieniem.

W przypadku pól spisowych, w których składniki ewidencjonowane są jedynie wartościowo, zespoły spisowe dokonują wyceny arkuszy spisowych przez wypełnienie w nich również kolumn ceny i wartości oraz przez podsumowanie, czemu służy sporządzenie zestawienia stronic spisu. Ustaloną w wyniku spisu wartość składników znajdujących się w punktach sprzedaży detalicznej lub zakładach gastronomicznych, porównuje się z saldem raportu sklepu lub wydruku kasy fiskalnej i dokonuje się tym sposobem wstępnego rozliczenia inwentaryzacji. Umożliwia to ocenę poprawności ewidencji i spisu, kontrolę kilku lub kilkunastu pozycji, których ilość warto byłoby ponownie sprawdzić, dokonania powtórnego spisu (przy większych różnicach) bądź dopuszczenia placówki do otwarcia w przypadku stwierdzenia różnic nieistotnych.

Zespół spisowy w czasie spisu majątku obligatoryjnie dokonuje w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną oceny przydatności składników majątku służącej do bieżącej działalności. Spisuje się je na oddzielnych arkuszach. W razie stwierdzenia składników zbędnych, nadmiernych, niepełnowartościowych itp. zespół spisowy (lub inny zespół powołany do tego celu) w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną oraz po zasięgnięciu opinii głównego księgowego opracowuje projekt ich wyceny i przedstawia wnioski w sprawie ich zagospodarowania. Te zasady nie dotyczą inwentaryzacji aktywów finansowych.

Do sprawozdania z przebiegu spisu oraz poczynionych w związku z tym ustaleń i stwierdzeń.

zespół spisowy dołącza komplet dokumentacji związanej ze spisem, a więc także arkusze spisowe wykorzystane, anulowane i niewykorzystane, protokoły kontroli kasy, rysunki, obmiary, obliczenia i inne materiały pomocnicze, spisy i protokoły wyceny artykułów niepełnowartościowych, nadmiernych i zbędnych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie. Sprawozdanie to wraz z załącznikami przekazywane jest przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

Ostatnią czynnością zespołu spisowego jest zwrócenie osobom materialnie odpowiedzialnym prowadzonej przez nie, lecz zabezpieczonej na czas spisu, ewidencji inwentaryzowanych składników.

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zobacz także:

• Jak dokonać potwierdzenia salda z bankiem
• Spis z natury środków pieniężnych
• Skład komisji inwentaryzacyjnych

dokumentacja inwentaryzacji, spis z natury

Jak dokonać potwierdzenia salda z bankiem

Experto24.pl

Wed, 20 Nov 2013 00:00:00 +0100

Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald. Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na uzyskaniu od banków potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. Przy czym zasadą jest, że stroną inicjującą uzgodnienie tego stanu jest bank.

Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do:

1. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,

2. należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,

3. powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Ważne zasady dotyczącej tej metody to:

1. W wypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych – uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.

2. Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) – obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.

3. Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzeniu salda, jak i na użytkowniku tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.

1. W wypadku środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych – uzgodnienie salda na dzień bilansowy odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku prowadzącego dany rachunek lub od jednostki, w której są przechowywane papiery wartościowe.

2. Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) – obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. Wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. W razie wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania.

3. Dla powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – obowiązek inwentaryzacji spoczywa zarówno na właścicielu, który powinien wysłać pismo o potwierdzeniu salda, jak i na użytkowniku tych składników, który powinien spisem z natury objąć również składniki niestanowiące jego własności.

Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• z tytułów publicznoprawnych,

• spornych i wątpliwych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na uzyskaniu od banków potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. Przy czym zasadą jest, że stroną inicjującą uzgodnienie tego stanu jest bank. Otrzymany z banku dokument zawiera zazwyczaj informację o saldzie danego rachunku jednostki prowadzonego przez bank, w tym na ogół również informację o saldach zerowych i rachunkach zamkniętych.

Przesłane przez bank potwierdzenie salda powinno być przez jednostkę sprawdzone pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W sytuacji wystąpienia rozbieżności należy je wyjaśnić.

W sytuacji gdyby bank nie przesłał odpowiedniego dokumentu informującego o stanie salda, jednostka powinna sama wystąpić z prośbą o potwierdzenie salda, np. drogą wysłania do banku pisma o odpowiedniej treści.

Uzyskanie dokumentu potwierdzającego stan konta bankowego nie wymaga wystąpienia jednostki do banku, gdyż to bank powiadamia swoich klientów (z własnej inicjatywy) o stanie sald figurujących w jego księgach rachunkowych na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia). Powiadomienie takie stanowi dowód uzgodnienia sald.

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zobacz także:

• Spis z natury środków pieniężnych
• Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki
• Metoda inwentaryzacji zależy od składnika aktywów

metoda potwierdzenia sald, dokumentacja inwentaryzacji

Spis z natury środków pieniężnych

Experto24.pl

Tue, 19 Nov 2013 00:00:00 +0100

Spis z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. Jego przeprowadzenie jest konieczne na ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym można go sporządzić ostatniego dnia pracy – po zakończeniu albo w pierwszym dniu pracy w nowym roku obrotowym – przed jego rozpoczęciem.

Spis z natury środków pieniężnych w kasie sporządza się w każdym przypadku zmiany kasjera oraz do celów kontroli z częstotliwością określoną przez kierownika jednostki.

Decyzje w tej sprawie powinien podjąć kierownik jednostki. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie (kasjera). Przeprowadzając spis, przelicza się wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie: gotówkę (w postaci banknotów i monet), wyrażoną w walucie polskiej, jak też obcej, a także inne środki pieniężne, np. czeki obce czy weksle obce.

W czasie spisu z natury środków pieniężnych należy policzyć wszystkie monety i banknoty luzem, jak również bilon i banknoty w opakowaniach, pod warunkiem że opakowanie jest oryginalne (w nienaruszonym stanie), a ilość i rodzaj środków pieniężnych znajdujących się w opakowaniach są wyrywkowo sprawdzane.

Jeśli podczas inwentaryzacji kasy spisywane są również posiadane weksle i czeki obce, sprawdza się przede wszystkich ich stan (ilość, wartość nominalną), realność, ważność oraz terminy ich płatności.

Podczas przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie zespół spisowy powinien sprawdzić jednocześnie przestrzeganie zasad obrotu kasowego określonego w Instrukcji w sprawie organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej, a szczególności:

a) prawidłowość zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz przechowywania gotówki (kraty, instalacje alarmowe, sprawność ich działania, kasy pancerne, sejfy),

b) zabezpieczenie kluczy zapasowych do kasy,

c) przestrzeganie pogotowia kasowego,

d) prawidłowość udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym,

e) prawidłowość prowadzenia raportów kasowych,

f) inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania (KP, KW, czeków gotówkowych) i ustalenie ich zgodności z zapisami kasjera,

g) ustalenie i dopilnowanie przyjęcia na piśmie odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Z inwentaryzacji kasy należy sporządzić protokół zawierający m.in.:

• informacje o rzeczywistym stanie środków pieniężnych w kasie, a także o ich stanie wynikającym z ostatnio sporządzonego raportu kasowego,

• określenie ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej;

• ewentualnie także uwagi zespołu spisowego dotyczące ochrony środków pieniężnych, ich zabezpieczenia.

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW

Zobacz także:

• Skład komisji inwentaryzacyjnych
• Wycena zinwentaryzowanych składników aktywów i pasywów
• Metoda inwentaryzacji zależy od składnika aktywów

dokumentacja inwentaryzacji, spis z natury