Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki

Odpowiedzialność za inwentaryzację, w tym za jej należyte przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu ponosi kierownik. Wynika z tego, że kierownik jednostki powinien mieć nie tylko wiedzę o merytorycznych działaniach tej jednostki, ale także w jednakowym stopniu powinien wykazać się wiedzą organizacyjną.

Odpowiedzialność za inwentaryzację kierownika jednostki występuje nawet wówczas, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie, np. głównemu księgowemu, za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności za inwentaryzację przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Główny księgowy, który przejął pisemną odpowiedzialność za obowiązki w zakresie rachunkowości, ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury.

Obowiązujące rozwiązania prawne stanowią, że kierownik jednostki:

• nie może skutecznie przenieść odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury na inną osobę, nawet za jej pisemną zgodą,

• fizyczne dokonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym spisu z natury, przez inne osoby nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności,

• ponosi odpowiedzialność (w tym z tytułu nadzoru) za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości (a więc i za inwentaryzację) również wówczas, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą,

• powierzenie przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald oraz w drodze weryfikacji innej osobie za jej pisemną zgodą, powoduje powstanie wspólnej odpowiedzialności (kierownika jednostki i osobie, która przyjęła obowiązki) za prawidłowy przebieg tych czynności.

Uchybienie wytycznym ustawy o rachunkowości, dotyczącym inwentaryzacji, zagrożone jest sankcjami karnymi. Definiuje je art. 77 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisem artykułu osoba dopuszczająca do nieprawidłowości podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.