Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie tych walut, a wykonanie przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Dowód księgowy powinien zawierać:
Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny.
Określenie stron dokonujących operację.
Opis operacji oraz jej wartość.
Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu dekretacji, a także podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.
Można zaniechać zamieszczania dekretacji i podpisów, jeżeli dane operacje gospodarcze wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość na dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych jednostkach naturalnych następuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji i zatwierdzonych przez głównego księgowego oraz zarząd spółki.
Dotyczy to następujących operacji gospodarczych:
Usług obcych, na które nie otrzymano dowodów źródłowych.
Opłat, na które nie otrzymano decyzji właściwych organów.
Opłat skarbowych, pocztowych, na które nie otrzymano dowodów wpłat.
Zastępcze dowody księgowe – oświadczenia powinny w każdym przypadku zawierać następujące dane:
Datę dokonania operacji gospodarczych.
Datę wystawienia dowodu.
Cel poniesienia wydatku.
Przedmiot i wartość operacji gospodarczych przy zakupie(z zastrzeżeniem, że przedmiotem nie mogą być zakupy opodatkowane VAT), rodzaj składników majątkowych i cena jednostkowa.
Podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, i podpis kierownika jednostki zatwierdzającego ten wydatek.
Inne niezbędne informacje potwierdzające rzetelność i wiarygodność operacji gospodarczych.
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
dr Katarzyna Trzpioła, wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
Zobacz także:
