Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej mogły stanowić koszty uzyskania przychodów z tej działalności, konieczne jest:
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca; w razie braku tej ewidencji przedmiotowe wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu oraz
- gromadzenie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie ww. wydatków przez spółkę cywilną (faktury powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu), oraz
- sporządzanie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.
Co niezwykle istotne organy podatkowe prezentują stanowisko, iż tylko faktury zawierające numer rejestracyjny pojazdu mogą zostać ujęte w miesięcznym zestawieniu które stanowią podstawę wpisu kosztów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast rachunki niespełniające tego wymogu nie mogą znaleźć się w zestawieniu miesięcznym, a tym samym nie obciążają kosztów w księdze (por. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z dnia 3 stycznia 2005 r., nr IS.I/1-415/162/04).