Faktura za energię dotycząca grudnia 2017 roku, została wystawiona z początkiem następnego roku - co w takim wypadku? Poznaj na przykładzie prawidłową ewidencję i wszelkie skutki podatkowe.
Memoriał – co to za zasada
Każda jednostka zobowiązana jest wprowadzić do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (co wynika z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Związane jest to głównie z zasadą memoriału, która jest jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości. Nakazuje ona ujęcie w księgach rachunkowych wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających je kosztów, które są ściśle związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu płatności.
W przypadku, gdy do jednostki wpłynęły dowody, dotyczące zdarzeń mających miejsce przed dniem bilansowym, to nawet jeżeli widnieje na nich data wystawienia roku następującego po roku obrotowym, za który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe, to zdarzeń udokumentowanych w ten sposób nie zalicza się do zdarzeń po dniu bilansowym.
Ujmujemy je w księgach rachunkowych tego okresu, którego faktycznie dotyczą.
Do tego typu operacji na przełomie roku najczęściej służy konto 300 „Rozliczenie zakupu”. Za pomocą tego konta możemy rozliczać również koszty, których wysokość jest już znana, ponieważ jednostka dysponuje fakturą, zaś faktura ta wystawiona została z datą kolejnego roku.
Ponadto podczas księgowania faktur, które otrzymaliśmy na przełomie roku powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na aspekt podatkowy, zarówno na gruncie VAT, jak i CIT.
Koszty z 2017 roku, gdy faktura wpłynęła dopiero w kolejnym roku
Przykład 1.
Przedsiębiorstwo Alfa sp. z o.o. otrzymała fakturę za poniesione zużycie energii w kwocie 1.845 zł (1.500 zł netto oraz 345 zł VAT), która dotyczyła grudnia 2017 roku, natomiast faktura została wystawiona już w roku kolejnym, tj. w styczniu 2018.
Prześledźmy prawidłową ewidencję faktury kosztowej, która miała miejsce na przełomie roku.
Rok 2017
1) Zaksięgowanie kosztu, na podstawie dokumentu PK
- Strona WN konta 401 „Zużycie materiałów i energii” – kwota 1.500 zł
- Strona MA konta 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota 1.500 zł.
Rok 2018
2) Zaksięgowanie kosztu, na podstawie otrzymanej faktury w roku kolejnym
- Strona WN konta 300 „Rozliczenie zakupu” – kwota 1.500 zł
- Strona WN konta 221 „VAT naliczony” – kwota 345 zł
- Strona MA konta 202 „Zobowiązanie wobec dostawców” – kwota 1.845 zł
Na podstawie przykładu 1. koszty poniesione w 2017 roku możemy zaewidencjonować jedynie poprzez dokument PK, bowiem dokument źródłowy w postaci faktury VAT miał datę roku kolejnego.
Pełny rok obrotowy - koszty
Rozliczając koszty z przełomu roku, trzeba też pamiętać o zasadzie współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Na podstawie tej zasady do aktywów i pasywów danego okresu sprawozdawczego powinny być zaliczane koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Zgodnie z tym ustawodawca umożliwił aktywowanie kosztów, które przypadają na przyszłe okresy sprawozdawcze poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, co uregulowane zostało w art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Przykład 2.
Faktura z 2017 roku dotycząca prenumeraty na cały 2018 rok
Przedsiębiorstwo Alfa sp. z o.o. w grudniu 2017 roku otrzymało fakturę za wykupioną na cały rok z góry prenumeratę za 1.845 zł (1.500 zł netto oraz 345 zł VAT), która faktycznie dotyczy całego 2018 roku (tj. styczeń – grudzień 2018 roku).
Poniżej przedstawiamy prawidłową ewidencję rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Rok 2017 (grudzień)
1) Zaksięgowanie otrzymanej faktury za prenumeratę dotyczącą 2018 roku
- Strona WN konta 641 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” – kwota 1.500 zł
- Strona WN konta 221 „VAT naliczony” – kwota 345 zł
- Strona MA konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” – kwota 1.845 zł.
Rok 2018 (styczeń)
2) Aktywowanie części kosztu przypadającej na koszt stycznia
- Strona WN konta 402 „Usługi obce” – kwota 125 zł (1 500 zł / 12 miesięcy)
- Strona WN konta 641 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” – kwota 125 zł
W przykładzie 2., kiedy dana faktura dotyczy całego kolejnego roku, należy całą wartość netto z faktury zaewidencjonować na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zakupiona usługa dotyczy całego roku 2018, zatem jednostka powinna każdego miesiąca aktywować 1/12 kosztów przypadających na dany okres sprawozdawczy.
Skutki podatkowe w VAT i CIT
Podczas ujmowania kosztów na przełomie roku bardzo ważne jest zastosowanie się do obowiązków wynikających z ustaw podatkowych.
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, a zostały poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:
- sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
- złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego
jednostka ujmuje w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.
Zaś w przypadku kosztów pośrednich, którymi są koszty niemające bezpośredniego wpływu na konkretnie uzyskiwane przychody jednostki, jednakże ich poniesienie jest niezbędne dla poprawnego funkcjonowania firmy (takie jak zużycie energii, koszty prenumeraty) są potrącalne w dacie ich poniesienia.
Jeżeli koszty dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu.
Pamiętajmy, że zawsze konieczne jest prawidłowe udokumentowania kosztu. Każdą operacje gospodarczą powinien potwierdzać dokument, który określany jest mianem dowodu księgowego. Dowody księgowe pozwalają zidentyfikować zdarzenia gospodarcze, są one źródłem informacji, które wiarygodnie określają uczestniczące w nich strony oraz określenie jej wartości.
Podstawa prawna:
- art. 20 ust. 1, art. 39 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
- art. 86 ust. 10, 10b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 ze zm.).
