Poznaj najważniejsze zasady dokumentowania przyjęcia środków trwałych do używania

Experto24.pl

Fri, 05 Aug 2016 00:02:31 +0200

Jednostki objęte ustawą o rachunkowości mają obowiązek ujmować operacje na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów księgowych. Dokumenty zarówno w wersji papierowej, jak i te elektroniczne muszą spełniać kryteria określone w art. 21 ustawy o rachunkowości i być zabezpieczone zgodnie z wymogami art. 23 tej ustawy.

Dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, do celów podatku dochodowego. Niemniej jednak do celów podatkowych istotne jest nie tylko potwierdzenie faktu zaistnienia zdarzenia gospodarczego (tj. faktu poniesienia kosztu), ale również potwierdzenie, iż koszt ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają szczególnych ograniczeń w zakresie sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Podstawą księgowania przychodu środków trwałych są przede wszystkim takie dokumenty jak: faktura, względnie protokół odbioru obiektu powstałego w procesie inwestycyjnym, protokół zdawczo-odbiorczy wraz z decyzją kompetentnego organu dotyczącą przekazania nieodpłatnego, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie nadwyżek) oraz akt darowizny lub spadku. Dowodami rozchodu środków trwałych są najczęściej protokoły postawienia w stan likwidacji, protokoły zdawczo-odbiorcze zarządzonego przekazania nieodpłatnego, protokoły szkód, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów).

Jeśli w polityce rachunkowości znajdzie się stosowny zapis, to w sytuacji, gdy dokument pierwotny zawiera wszystkie potrzebne dane, nie będzie konieczności wystawiania dodatkowego dokumentu wtórnego, jakim jest „OT”– dowód przyjęcia środka trwałego.

Jednak wszystkie te dokumenty muszą spełniać wymogi wynikające z art. 21 ust. 1 UoR, to znaczy muszą zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisów wystawcy i osoby, od której albo której wydano/ przyjęto składniki majątkowe oraz dekretacji, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Dowód przyjęcia środka trwałego – OT – stanowi udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania, a także łącznie z protokołemodbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji jest udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego powinien (jeśli instrukcja wewnętrzna nie stanowi inaczej) być dołączony dokument OT, w którym wskazuje się miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.

Więcej na ten temat przeczytasz w nowym miesięczniku „Dokumentacja księgowa w praktyce” >>

• art. ustawy z o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.),
• art. 3 ust. 1 pkt 32 i art. 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2013 r. poz. 330 ze zm.

• Środki trwałe używane sezonowo rozlicza się na szczególnych zasadach
• Aktywa niskocenne mogą być środkami trwałymi
• Zakup programu kadrowo-płacowego w księgach rachunkowych 

środki trwałe

Środki trwałe używane sezonowo rozlicza się na szczególnych zasadach

Experto24.pl

Mon, 27 Jul 2015 12:23:16 +0200

Ustawodawca zmodyfikował zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych używanych jedynie sezonowo, przewidując w tym zakresie odrębne regulacje. Co ważne stosowanie amortyzacji sezonowej nie jest uzależnione od zawieszenia działalności w pozostałych miesiącach roku.

Przepisy dotyczące tego rodzaju amortyzacji zostały zawarte odpowiednio w art. 22h ust 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz w art. 16h ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej; ustawa o CIT). Zgodnie z powołanymi przepisami odpisów amortyzacyjnych od takich środków trwałych (a także od używanych sezonowo wartości niematerialnych i prawnych) dokonuje się nie przez cały rok, lecz wyłącznie w okresie ich wykorzystywania. Chodzi więc tutaj o miesiące, w których te składniki majątku są faktycznie używane.

Dodatkowo nawet jeśli przedsiębiorca nie skorzystał z możliwości formalnego zawieszenia wspomnianej działalności na podstawie art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej to w razie faktycznego wykorzystywania środka trwałego jedynie przez część roku, ma obowiązek stosować przepisy art. 22h ust 1 pkt 3 ustawy o PIT (art. 16h ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT). Dla powstania omawianego obowiązku decydujące znaczenie ma bowiem okres wykorzystywania danego środka trwałego.

Wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego od używanego sezonowo środka trwałego może zostać ustalona na jeden z dwóch przewidzianych w tym zakresie sposobów. Można tego dokonać alternatywnie prze podzielenie rocznej wartości odpisów amortyzacyjnych przez:

• liczbę miesięcy w sezonie albo

• 12 miesięcy w roku

Pierwszy z tych sposobów polega na więc na odpisaniu rocznej wartości odpisu amortyzacyjnego tylko w okresie faktycznej przydatności danego środka trwałego dla przedsiębiorcy. Natomiast w miesiącach, w których dany środek trwały nie jest przez niego wykorzystywany, amortyzacja jest niejako zawieszona – w tym czasie nie dokonuje on żadnych odpisów.

Natomiast jeśli roczny odpis amortyzacyjny zostanie podzielony przez 12 miesięcy w roku, czyli podatnik zastosuje drugi ze wskazanych sposobów, to w porównaniu z pierwszym sposobem wysokość miesięcznego odpisu okaże się niższa. W tym bowiem wariancie odpis miesięczny to zaledwie 1/12 odpisu rocznego. Przy zastosowaniu tej metody odpisów amortyzacyjnych dokonuje się przez cały rok, bez względu na to czy w poszczególnych miesiącach dany środek trwały jest faktycznie wykorzystywany przez podatnika, czy też nie.

Amortyzacja sezonowa sprzętu pływającego
Pan Jan Kowalski prowadzi wypożyczalnię sprzętu pływającego. W 2015 r. kupił łódź żaglową o wartości początkowej 120.000 zł, którą następnie wprowadził na stan środków trwałych w swojej firmie. Przewidziana dla niej stawka amortyzacji wynosi 7%. W związku z tym roczna kwota odpisów amortyzacyjnych od tego składnika majątku wyniesie 8.400 zł (tj. 120.000 zł x 7%). Środek trwały będzie wykorzystywany sezonowo, od maja do sierpnia (czyli przez 4 miesiące w roku). Ponieważ podatnik nie ma prawa do skorzystania z jednorazowej amortyzacji, wybrał amortyzację sezonową polegającą na podzieleniu rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych wg metody liniowej przez liczbę miesięcy w sezonie. W takim przypadku miesięczna wysokość odpisu amortyzacyjnego wyniesie 2.100 zł (tj. 8.400 zł : 4 miesiące).

Gdyby przedsiębiorca zdecydował się na drugie z przysługujących mu rozwiązań w zakresie amortyzacji sezonowej (tj. na podzielenie rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych przez 12 miesięcy w roku), wówczas wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego wyniosłaby 700 zł (tj. 8.400 zł : 12 miesięcy).

Wybór jednego z powyższych sposobów ustalania miesięcznego odpisu amortyzacyjnego należy do podatnika. Powinien on tę kwestię dokładnie przemyśleć pod kątem opłacalności oraz możliwości finansowych firmy, ponieważ w zależności od tego, na który z dwóch dostępnych wariantów się zdecyduje, środek trwały będzie amortyzowany szybciej lub wolniej.

Jak widać na przedstawionym wcześniej przykładzie, wybranie przez podatnika pierwszego rozwiązania (tj. polegającego na podzieleniu rocznej kwoty odpisów amortyzacyjnych przez liczbę miesięcy w sezonie) pozwoli przedsiębiorcy na szybsze zamortyzowanie środka trwałego, który jest wykorzystywany sezonowo jedynie w okresie jego używania. Nie oznacza to jednak, że łączna, roczna kwota odpisów amortyzacyjnych będzie w takiej sytuacji wyższa niż w przypadku dokonywania ich co miesiąc na zasadach ogólnych. Wprawdzie kwota każdego takiego pojedynczego odpisu w sezonie będzie większa niż gdyby podatnik amortyzował go co miesiąc tak jak pozostałe środki trwałe, ale ich suma będzie równa odpisowi rocznemu, który powstałby w razie „zwykłej” amortyzacji tego składnika majątku. Ze wspomnianej metody w pierwszym rzędzie powinni skorzystać ci podatnicy, którym zależy na wysokich kosztach podatkowych w krótszym okresie czasu.

• Odpisy amortyzacyjne jako koszty wytworzenia aktywów
• Amortyzacja ulepszonych środków trwałych
• Wartość rezydualna środka trwałego

środki trwałe, amortyzacja

Aktywa niskocenne mogą być środkami trwałymi

Experto24.pl

Wed, 16 Oct 2013 00:00:00 +0200

Aktywa o niskiej jednostkowej wartości (tzw. aktywa niskocenne), ale spełniające kryteria wymagane przez ustawę o rachunkowości dla środków trwałych można, ale nie ma takiego obowiązku, zaliczyć do środków trwałych.

Aby aktywa były uznane za środki trwałe, muszą spełniać łącznie następujące warunki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości):

• przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności musi być dłuższy niż rok, co oznacza, że przedział czasu, w którym jednostka będzie czerpała korzyści ekonomiczne i będzie amortyzowała dany środek trwały, nie może być krótszy niż rok;
• muszą być kompletne i zdatne do użytku, co znaczy, że w momencie przekazania do używania środek trwały powinien być sprawny technicznie. Ważne jest to, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania;
• przeznaczono je na własne potrzeby. Oznacza to, że rzeczowe aktywa są potrzebne do prowadzenia podstawowej działalności, tzn. działalności operacyjnej, opisanej w umowie (statucie) jednostki.

Tylko przepisy ustaw o podatkach dochodowych podatkowe podpowiadają dolną granicę wartości środków trwałych na potrzeby podatku dochodowego, która wynosi 3.500 zł. Prawo bilansowe posługuje się kryterium długości użytkowania, używania na własne potrzeby oraz kompletności w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

O zaliczeniu aktywów niskocennych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki, umieszczając tę informację w polityce rachunkowości. Jest to o tyle ważne, że niektóre aktywa niskocenne warto objąć kontrolą. Radzimy tak postąpić np. z telefonami komórkowymi, których wartość przeważnie jest niższa niż 3.500 zł, ale należy mieć nad nimi kontrolę, chociażby ze względu na możliwość wymiany aparatów przez operatorów. Jeśli jednak nie zdecydujecie się, ze względu na niską wartość jednostkową, na objęcie np. telefonów komórkowych ewidencją bilansową, to wówczas wydanie ich do używania należy traktować jako zużycie materiałów na potrzeby własne, i co za tym idzie, odpisać je w pełnej wartości w cenie nabycia w koszty.

Zaliczając poszczególne składniki, czy aktywa niskocenne majątku do środków trwałych, należy pamiętać o zasadzie istotności (art. 8 ust. 1 uor) i o możliwości stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie negatywnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).

dr Katarzyna Trzpioła, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego

Zobacz także:

• Wycena wartości niematerialnych i prawnych
• Wprowadzenie prywatnego samochodu do firmy
• Zmiana wartości początkowej środka trwałego

środki trwałe

Zakup programu kadrowo-płacowego w księgach rachunkowych 

Experto24.pl

Wed, 11 Sep 2013 00:00:00 +0200

Zakupiony przez spółkę program kadrowo-płacowy powinien zostać zaprezentowany i ujęty w rejestrze jako składnik aktywów – Wartość Niematerialna i Prawna (WNiP).  

Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok. Przeznaczone są one do używania na potrzeby jednostki. Zaliczają się do nich w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• tzw. know-how.

Nie rzadziej niż na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów. Obejmuje ona kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększona jest ona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu.

Rozpoczęcie amortyzacji dla WNiP

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od WNiP dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jej wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu WNiP do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z jej wartością początkową lub przeznaczenia jej do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru (z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości). Na dzień przyjęcia WNiP do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jej amortyzacji.

Ewidencja powinna przebiegać następująco:

• Faktura zakupu WNiP
  Wn Rozliczenie zakupu
  Ma Zobowiązania z tytułu dostaw i usług
• Przyjęcie WNiP do rejestru
  Wn Wartości nie materialne i prawne (wartość netto)
  Wn VAT podlegający odliczeniuMa Rozliczenie zakupu
• Zaksięgowanie umorzenia
  Wn Amortyzacja
  Ma Umorzenie WNiP

Za rzetelność sprawozdania odpowiada kierownik jednostki

Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, powinno się ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, za co odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Ponosi on także odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przez kierownika należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego. Jeżeli organ jest wieloosobowy, wówczas chodzi o członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3 500 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3 500 zł, podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

Można też nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Natomiast okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż:

1. od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich - 24 miesiące,
2. od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych - 24 miesiące,
3. od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych - 12 miesięcy,
4. od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych - 60 miesięcy.

Grzegorz Magdziarz

Zobacz także:

• Wycena wartości niematerialnych i prawnych
• Zmiana wartości początkowej środka trwałego
• Zakup usług niematerialnych a koszty uzyskania przychodu

wartości niematerialne i prawne