Samorządy mogą łączyć się we wspólnych zamówieniach publicznych, w ramach których mogą zyskać nawet do 30% w stosunku do dostaw lub usług zamawianych osobno przez poszczególnych zamawiających. Warto jednak zwrócić uwagę na pojawiające się przeszkody i wyeliminować je już na początku procedury.
W ostatnim czasie bardzo popularne stały się tzw. zakupy grupowe. Świadczy o tym m.in. stale rosnące zainteresowanie takimi portalami internetowymi, jak Groupon, Gruper, FastDeal czy MyDeal. Podobne modele wspólnych zakupów możliwe są do zastosowania przy udzielaniu zamówień publicznych.
Zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia, wyznaczając spośród siebie zamawiającego, który jest upoważniony do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (art. 16 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych).
Przy wspólnych zamówieniach publicznych nie ma znaczenia ani wielkość poszczególnych podmiotów, ich konstrukcja organizacyjna (prawna), ani przynależność do takiej czy innej struktury. Mogą to być zarówno gminy, jak i starostwa powiatowe, różnego rodzaju przedsiębiorstwa czy spółki komunalne, a także szkoły, szpitale oraz każdy inny podmiot zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
Wspólne postępowanie po spełnieniu warunków
Przepisy nie określają przesłanek, od których uzależnione byłoby prowadzenie jednego postępowania przez grupę zamawiających. Z istoty zamówienia wspólnego wynika jednak, że muszą być spełnione dwa warunki:
- musi zaistnieć porozumienie co najmniej dwóch podmiotów zobowiązanych do stosowania Prawa zamówień publicznych,
- przedmiotem zainteresowania wszystkich podmiotów muszą być towary lub usługi z tej samej grupy lub kategorii zamówienia bądź roboty budowlane polegające na realizacji inwestycji dotyczącej obu lub więcej zainteresowanych zamawiających.
Tożsamość przedmiotu zamówienia nie musi wiązać się z przyjęciem przez wszystkich zainteresowanych tych samych warunków jego realizacji zamówienia. Tam, gdzie będzie to możliwe (najczęściej w przypadku realizacji dostaw) mogą one (i najczęściej będą) różnić się, w zależności od indywidualnych potrzeb i możliwości danego zamawiającego.
Korzyści ze wspólnych zamówień publicznych
Główną korzyścią z wspólnych zamówień publicznych są oczywiście oszczędności finansowe. Istotną korzyścią jest również możliwość uzyskania lepszych warunków realizacji przedmiotu zamówienia poszczególnych zamawiających (zwłaszcza tych mniejszych) i ujednolicenie stosowanych rozwiązań (np. informatycznych) w ramach grupy współpracujących ze sobą jednostek samorządu terytorialnego.
Najważniejsze są zapisy w umowie
W procesie łączenia się w zamówieniu pojawiają się pewne przeszkody, które należy pokonać. W przypadku samorządów nie jest prostym zabiegiem utworzenie grupy złożonej z miast i gmin kilku województw. Przy dużej liczbie uczestników mogą rozmyć się pojedyncze interesy, co naraża całą grupę.
Nie zawsze też można uzyskać odrębne faktury dla członków grupy. Pojawia się także obawa przed utratą kontroli nad realizacją zamówienia. Barierę tę łatwo jednak wyeliminować poprzez odpowiednie zapisy umowy regulującej współpracę podmiotów wspólnie udzielających zamówienia publicznego.
Katarzyna Czajkowska-Matosiuk, specjalista ds. finansów publicznych
Zobacz także:
