Generalnie rozliczenie kosztów delegacji pracownika za każdym razem odbywa się na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki. Podróż służbową pracownik rozlicza przedkładając pracodawcy dokumenty potwierdzające poniesione koszty, m. in. bilety, paragony itp.
Nawet jednak jeśli z jakiegoś powodu nie może tego uczynić, np. pracownik zagubił bilety lub zostały mu skradzione, rozliczenie delegacji nadal pozostaje możliwe. Ale wówczas pracownik musi złożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonaniu konkretnego wydatku i przyczynie niemożności jego udokumentowania. I dopiero na tej podstawie pracodawca rozlicza delegację pracownika. Przepisy nie określają trybu postępowania w przypadku kiedy sytuacja zagubienia dokumentów potwierdzających poniesione w podróży służbowej wydatki nie jest jednorazowa.
