Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – jak funkcjonuje w jednostce oświatowej

Zapisy na koncie 135 dokonywane są na podstawie dowodów bankowych (wyciągów bankowych). W związku z tym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy ewidencją oświatowej jednostki budżetowej i ewidencją banku. Zapisy w księgach rachunkowych jednostki budżetowej muszą więc odzwierciedlać również dokonane przez bank zapisy nieprawidłowe (pomyłki, niewłaściwe uznania lub obciążenia).

Strona Wn konta służy do ewidencji wpływów środków pieniężnych na rachunek bankowy ZFŚS z tytułu m.in.: obowiązkowego odpisu środków na ZFŚS, spłaty pożyczek udzielonych ze środków ZFŚS czy odsetek od środków znajdujących się na rachunku bankowym. Strona Ma natomiast odzwierciedla rozchody środków z tytułu wydatków odpowiadających zakresowi wydatkowania wskazanemu w ustawie o ZFŚS.

Rozwiązania szczególne nakazują prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 135. Celem jej jest umożliwienie wyodrębnienia poszczególnych funduszy gromadzonych na koncie 135. Ponadto musi być ona dostosowana do potrzeb informacyjnych, analitycznych, sprawozdawczych w zakresie ewidencjonowanych na koncie 135 środków.

Przykładowe operacje gospodarcze księgowane na koncie 135 prezentuje tabela 1.

Tabela 1. Przykłady operacji gospodarczych ewidencjonowanych na koncie 135

Źródło: opracowanie własne na podstawie rozporządzenia z 5 lipca 2010 r.

Rachunek ZFŚS (czyli konto 135) nie jest jedynym, jakie może posiadać (poza rachunkiem bieżącym i wydzielonym) oświatowa jednostka budżetowa.

Prowadząc statutową działalność, oświatowe jednostki budżetowe mogą posiadać obce środki pieniężne. Najczęściej sytuacja taka związana jest z przeprowadzeniem postępowania zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych. Środki te zdeponowane są na wydzielonym rachunku bankowym i ewidencjonowane są w księgach rachunkowych jednostki na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” (lub innym, wskazanym w polityce rachunkowości).

Konto 139, zgodnie w wytycznymi rozporządzenia z 5 lipca 2010 r., służy m.in. do ewidencji stanu i obrotu środków pieniężnych, stanowiących sumy depozytowe, czyli obce środki pieniężne przechowywane przez jednostkę budżetową. W szczególności należą do nich kaucje, wadia, zabezpieczenia wykonania umów. Podstawą ewidencji na koncie 139 są dowody bankowe (wyciągi bankowe), co wymusza pełną zgodność pomiędzy ewidencją jednostki budżetowej i ewidencją banku.

Strona Wn konta 139 obrazuje wpłaty dokonane na rachunek bankowy. Wpływ środków stanowiących kaucje, wadia, czy zabezpieczenie należytego wykonania, ujmowane są w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Z kontem tym (czyli 240) koresponduje również ewidencja rozchodów zgromadzonych na koncie 139 środków pieniężnych. Wynikają one ze zwrotu znajdujących się na nim środków, a ujmowane są na stronie Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki” oraz stronie Ma konta 139 „Inne rachunki bankowe”.

Pozostałe na koniec roku salda Wn kont 135 i 139 obrazują stan środków zgromadzonych na pomocniczych rachunkach oświatowej jednostki budżetowej.

Zgodnie z art. 3 ustawy o ZFŚS fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wyjątek stanowią pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Ponadto pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.