Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania jest jednym z istotnych elementów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Sposób, w jaki jednostki dokonują ewidencji, pozwala na weryfikację i ocenę poprawności rozliczeń i ocenę zgodności działalność z obowiązującymi przepisami prawa. Jak powinna wyglądać instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w JSFP?
Kierownik jednostki ustala zasady postępowania i rejestrowania druków ścisłego, zasady te określa w opracowanym na potrzeby jednostki zarządzeniu.
Do druków ścisłego zarachowania zaliczyć można przede wszystkim:
- arkusz spisu z natury,
- kwitariusze przychodowe,
- bloczki opłaty targowej,
- kasa przyjmie - KP,
- kasa wyda - KW,
- raport kasowy,
- czeki gotówkowe,
- czeki rozrachunkowe,
- gwarancje ubezpieczeniowe należytego wykonania umowy,
- gwarancje zapłaty wadium i
- inne.
Warto zapamiętać, że każda jednostka w razie potrzeby ma prawo do rozszerzenie katalogu druków ścisłego zarachowania.
Ewidencję druków prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „księdze druków ścisłego zarachowania”.
Instrukcja taka powinna być:
- w należyty sposób opisana,
- trwale przesznurowana,
- ponumerowana,
- opieczętowana oraz
- podpisana przez kierownika jednostki i głównego księgowego.
Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania powinna ponadto zawierać:
- podstawy prawne,
- objaśnienia,
- zasady oznaczenia i ewidencji druków
- postanowienia końcowe.
Na koniec pamiętajmy, że druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku, na koniec każdego roku budżetowego. Jednakże z uwagi na ich specyficzny charakter powinny być objęte bieżącą kontrolą przez skarbnika.
Autor: dr Grażyna Voss, adiunkt Katedry Rachunkowości, WSB Toruń
Opracowanie redakcyjne: Sylwia Maliszewska
Zobacz także:
