Licencje roczne zaliczamy do kosztów

Jeżeli jednostka kupiła licencję na okres krótszy, nakłady poniesione na jej nabycie należy ująć w ciężar kosztów bieżącego okresu i zaksięgować na koncie 402 „Usługi obce”. Nie ma również wówczas potrzeby wyksięgowywania jakiegokolwiek składnika aktywów z ksiąg rachunkowych.

W niektórych przypadkach nabyte oprogramowanie nie będzie stanowiło dla jednostki osobnej wartości materialnej lub prawnej, lecz powiększy cenę początkową komputera.

Wynika to z regulacji, zgodnie z którą aby dany składnik można było uznać za środek trwały, musi być kompletny i zdatny do użytku. Kompletność wyraża się m.in. funkcjonalnością środka (elementy danego zestawu komputerowego nie mogą działać jako odrębne urządzenia lecz jedynie jako zestaw komputerowy, do którego są podłączone i zainstalowano w nim niezbędne do działania programy).

W przypadku oprogramowania istotne okaże się więc, czy licencja jest ściśle przypisana do konkretnego zestawu komputerowego, czy też program może być zainstalowany na dowolnym urządzeniu.

W pierwszym przypadku, a więc gdy jednostka po likwidacji danego komputera traci również prawo do używania konkretnego programu, jego cenę należy doliczyć do wartości zestawu. Jeśli natomiast oprogramowanie można dowolnie instalować w wybranym czasie i miejscu, stanowi wówczas samodzielną wartość niematerialną i prawną i podlega odpisom amortyzacyjnym.

Warto dodać, że wartość początkową komputera powiększą tzw. programy systemowe (Windows, Linux itp.). Bez nich dane urządzenie nie będzie bowiem mogło funkcjonować, a więc nie będzie spełniało definicji środka trwałego.