Zgodnie z art. 35b uor jednostka, która na dzień bilansowy ma przeterminowane należności, powinna dokonać szczegółowej analizy sytuacji finansowej dłużnika i w uzasadnionym przypadku dokonać odpisu aktualizującego na pełną wartość przeterminowanych należności cywilnoprawnych. Na dzień bilansowy każda jednostka musi dokonać wyceny aktywów art. 28 ust. 1 pkt 7 uor.
Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 1 zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych z wykonaniem planu finansowego wydatków budżetowych, jak i z zaangażowaniem wydatków. Potwierdza to również, pismo Ministerstwa Finansów – Departament Rachunkowości z 9 grudnia 2010 r., nr DR3/502/326/BMI/201/DR-2382.
Do ewidencji wszystkich należności i zobowiązań, od momentu ich powstania, aż do całkowitego rozliczenia, tj. spłacenia, oddalenia w wyniku postępowania wyjaśniającego lub spornego, umorzenia lub przedawnienia, służą konta zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia.
W jednostkach sektora finansów publicznych należności sporne ujmuje się na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w analityce „Należności dochodzone na drodze sądowej”. Ewidencja szczegółowa do konta analitycznego 24/1 „Należności dochodzone na drodze sądowej” powinna umożliwiać wyodrębnienie roszczeń według poszczególnych pozwów sądowych.
Koszty, które jednostka budżetowa ponosi w celu wyegzekwowania zasądzonej należności, należy ująć w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Jeśli dłużnik ureguluje całą należność wraz z odsetkami należnymi oraz zasądzonymi kosztami procesu, wierzyciel księguje je następująco:
Wpływ należności na wasz rachunek bankowy
Rozwiązanie odpisu aktualizującego wartość odzyskanej należności
W sprawozdaniach budżetowych wykazuje się należności w pełnej wartości, bez pomniejszenia ich o odpisy aktualizujące. Należy należności umieścić (zakładam brak zapłaty) w Rb-27 S kolumna 5 „Należności” i w saldzie końcowym kol. 9.
W Sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych należy wykazywać tylko należności bezsporne. W części A sprawozdania Rb-N należy ująć wartość nominalną należności oraz wybranych aktywów finansowych jednostki (dalej: należności) na koniec danego okresu sprawozdawczego według:
Należności wymagalne wykazuje się w wierszu N4, w wierszu N4.2. „Pozostałe”, w wartości nominalnej z wyłączeniem odsetek za opóźnienie § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do wymienionego rozporządzenia.
W bilansie jednostki wykazuje się wartość netto (należności pomniejszone o dokonane odpisy) w pozycji 1.4. „Pozostałe należności w aktywach obrotowych”.
Aktualizacja należności nie zwalnia jednostki od dalszego podejmowania czynności egzekucyjnych w stosunku do zaległych należności.
