Naliczone kary umowne należy wykazać w sprawozdaniu Rb-27S

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku zajęła stanowisko w sprawie sposobu ewidencji kar naliczanych potrącanych z należności wykonawcy. W rozpatrywanej sprawie gmina podpisała  umowę na wykonanie usługi utrzymania dróg i chodników. Z uwagi na nieterminowe wykonanie zadania jednostka naliczyła kary umowne, które potrąciła z faktury, wystawiając przy tym notę księgową.

Jak wskazała izba (pismo nr RP 0441/129/4/33333/2014), zapisy na koncie 130 ujmowane są na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów księgowań  z wyciągiem bankowym. W przypadku ewidencji operacji, które nie mają związku z zewnętrznym wpływem oraz wypływem środków pieniężnych, można stosować wewnętrzne dowody księgowe, np. „polecenie księgowania” (PK).

Dotyczy to np. przypadków:

• naliczania i przeksięgowywania kosztów komorniczych potrącanych przy wpłacie na rachunek bankowy jednostki,

• przeksięgowań wydatków między poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej,

• naliczania równowartości wynagrodzeń płatnika składek z tytułu terminowego odprowadzania podatku lub składek ZUS czy też

• potrącania kar umownych z tytułu nieterminowego wykonania usługi lub roboty, będących jednocześnie podstawą do potrącenia z ogólnej kwoty zobowiązania (przelewy między subkontem dochodów a wydatków).

Przy założeniu, że wartość brutto usługi wynosiła 5.000 zł, a naliczona kara wynikająca z noty opiewała na 500 zł, ewidencja będzie wyglądała następująco:

• Faktura za usługę - 5.000 zł
  Wn 402 „Usługi obce”
  Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
• Naliczona kara umowna (nota księgowa) - 500 zł
  Wn 201„Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
  Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”
• Przelew należności głównej po potrąceniu - 4.500 zł
  Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
  Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” (subkonto wydatków)
• Przeksięgowanie naliczonych kar umownych (PK) - 500 zł
  Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” (subkonto dochodów)
  Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” (subkonto wydatków)

Przedstawiciele izby podkreślili również, że kwota kary umownej stanowi dochód jednostki, w związku z czym należy wykazać ją w sprawozdaniu Rb-27S.