Przyczyny rozbieżności w ewidencji syntetycznej i analitycznej:
Poznaj przyczyny rozbieżności w ewidencji syntetycznej i analitycznej
Kategoria: Rachunkowość budżetowa
Data: 15-02-2017 r.
Szczególna dbałość o zachowanie prawidłowości zapisów dokonanych w ewidencji syntetycznej oraz analitycznej powinna być zachowana w jednostkach, które prowadzą ewidencje według systemu mieszanego.
- nieujęcie operacji gospodarczej w jednej z ewidencji,
- brak chronologii dokonywanych zapisów księgowych w ewidencji syntetycznej i/lub analitycznej,
- ujęcie operacji gospodarczej po nieodpowiedniej stronie konta w jednej z ewidencji,
- zaniechanie w ciągu okresu obrotowego prowadzenia ewidencji analitycznej,
- dwukrotne ujęcie tej samej operacji gospodarczej w jednej z ewidencji,
- błędne wprowadzenie kwoty operacji gospodarczej w jednej z ewidencji.
Szczególna dbałość o zachowanie prawidłowości zapisów dokonanych w ewidencji syntetycznej oraz analitycznej powinna być zachowana w jednostkach, które prowadzą ewidencje według systemu mieszanego. Prowadzenie bowiem ewidencji syntetycznej na podstawie systemu komputerowego oraz ewidencji analitycznej systemem ręcznym lub w innym programie komputerowym (np. Excel) wpływa na brak bieżącej kontroli zapisów wykonywanej przez większość systemów finansowo-księgowych. Dołożona zatem musi być szczególna dbałość w procesie uzgadniania sald obu ewidencji poprzez m.in. konieczność częstszego dokonywania uzgodnień np. na koniec okresu sprawozdawczego, raz na kwartał. Termin właściwy dla każdej jednostki musi stanowić pochodną m.in. charakteru wykonywanej działalności, liczby operacji gospodarczych, zasobów kadrowych.
Innym powodem obligującym jednostkę do szczególnej dbałości jest mocno rozbudowana ewidencja analityczna. Duża liczba kont analitycznych (ich szczegółowość) zwiększa prawdopodobieństwo zaistnienia błędu przy dokonywaniu zapisów w księgach pomocniczych. Prawdopodobieństwo to zwiększa również „rozproszenie” ewidencji. Dzieje się tak wówczas, gdy pracownik wydziału finansowo-księgowego prowadzi ewidencję syntetyczną, natomiast jeszcze inny (lub inni, nierzadko z innych wydziałów) dokonuje zapisów na kontach ksiąg pomocniczych. Najczęstszymi nieprawidłowościami, związanymi z takim stanem są te w zakresie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz umorzenia, dotyczącego wspomnianych składników majątku. Metodologię powstawania nieprawidłowości oraz sposób postępowania przedstawia tabela 1.
Tabela 1. Przykłady nieprawidłowości w ewidencji syntetycznej i analitycznej
|
Kategoria nieprawidłowości |
Zakres nieprawidłowości |
Przyczyna nieprawidłowości i sposób korekty |
|
Różnice pozorne |
Konta syntetyczne 013 i 072 wykazują salda w tej samej wysokości, nie są one zgodne z zapisami w księgach inwentarzowych |
Błędnie wyspecyfikowane salda ewidencji analitycznej – dokonać ponownego ustalenia sald ksiąg inwentarzowych i kont analitycznych |
|
Saldo konta analitycznego nie zawiera wszystkich sald wynikających z ksiąg inwentarzowych |
Brak przekazania wszystkich sald wynikających z ksiąg inwentarzowych, nieprawidłowe ujęcie części sald wynikających z ksiąg inwentarzowych – weryfikacja zapisów dokonanych na kontach analitycznych, korekta zgodnie z obowiązującymi przepisami |
|
|
Inne wartości ujęte na koncie 013 i 072 |
Konto 072 zawiera również umorzenie zbiorów bibliotecznych – nie ma konieczności korekty; umorzenie pozostałych środków trwałych mogło zostać zewidencjonowane na innym koncie – sprawdzenie poprawności dokonanych zapisów, weryfikacja z dokumentami źródłowymi, korekta adekwatna do ustalonej przyczyny nieprawidłowości |
|
|
Prowadzenie ewidencji nie na bieżąco |
Wartość w ewidencji syntetycznej inna niż w ewidencji analitycznej |
Niewłaściwie prowadzona jedna z ewidencji – weryfikacja zapisów na podstawie dokumentów źródłowych; zaniechanie prowadzenia ewidencji analitycznej – ujęcie całokształtu zaistniałych operacji na kontach analitycznych |
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).
- Ustawa z 29 września 2016 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
- Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz.885).
Zaloguj się, aby dodać komentarz
Nie masz konta? Zarejestruj się »
