Wspólny rachunek wymaga dowodów zastępczych

Stosowanie dowodów zastępczych będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych dopuszcza art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, w którym wymienione zostały następujące rodzaje dowodów księgowych:

• zbiorcze - służące do łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (każdy z nich musi być wymieniony z osobna),
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe - ujmujące wcześniejsze zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dodatkowo, na podstawie art. 20 ust. 4, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Jedną z przesłanek dla zastosowania dowodu zastępczego na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości jest m.in. posiadanie jednego rachunku bankowego dla budżetu i urzędu.

Przypadki, w których jest możliwe zastosowanie rozwiązania w postaci czasowego lub trwałego wprowadzenia zapisu na podstawie dowodu zastępczego oraz wymogi dla tego rodzaju dokumentów powinny znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznych regulacjach jednostki.

Dokument zastępczy, na bazie którego jednostka budżetowa będzie mogła ująć operacje na koncie 130, musi zawierać wszystkie elementy niezbędne do uznania go za dowód księgowy (patrz: art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a więc:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• dekretację.