Obowiązek przechowywania wykresówek i danych cyfrowych przez okres 12 miesięcy istnieje już od lat i nie został zmieniony. Przedsiębiorca jest zobowiązany do należytego zabezpieczania i przechowywania wykresówek, danych cyfrowych i dokumentów potwierdzających fakt nieprowadzenia pojazdu przez cały ten okres oraz do okazywania ich do kontroli.
Wątpliwość w tej kwestii może wzbudzać treść art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, który nakazuje przechowywanie ewidencji czasu pracy kierowców przez 3 lata. Przepis ten dopuszcza prowadzenie tej ewidencji w jednej z następujących form:
- wykresówki,
- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestry opracowane na podstawie tych dokumentów.
Jeżeli w danej firmie jedyną formę ewidencji czasu pracy stanowią wykresówki i dane cyfrowe, należy je przechowywać przez pełne 3 lata, pełnią bowiem funkcję ewidencji. Jeśli natomiast, oprócz wspomnianych dokumentów, prowadzona jest dodatkowa ewidencja, wówczas wykresówki i dane przechowuje się przez 12 miesięcy.