Kierowca ma obowiązek okazać służbom kontrolnym wykresówki lub zapisy z kart kierowcy za bieżący dzień i poprzednie 28 dni. Gdy kierowca nie jeździł, ponieważ:
- był zwolnieniu lekarskim,
- przebywał na urlopie,
- miał czas wolny od pracy,
- prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia nr 561/2006 lub umowy AETR,
- wykonywał inną pracę niż prowadzenie pojazdu lub pozostawał w gotowości
to musi mieć zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu za te dni.
Gdy zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu dokumentuje wcześniejszy okres, to musi być przechowywane w firmie przez 12 miesięcy, podobnie jak wykresówki lub zapisy z kart kierowców. Jeżeli dokumenty te są elementem ewidencji czasu pracy kierowcy, trzeba przechowywać je przez 2 lata (w przypadku przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe lub osób niezatrudnionych przez firmę, lecz wykonujących przewozy drogowe) lub 3 lata (w odniesieniu do pozostałych kierowców).
