Zarządzanie zapasami poprawia płynność

Zapasy, to innymi słowy, rzeczowe środki obrotowe, które zapewniają ciągłość procesów produkcji, dystrybucji i sprzedaży. To równocześnie zamrożona gotówka, która na dodatek zajmuje powierzchnię magazynową.

Ze względu na cel, zapasy można pogrupować na:

• zapasy bieżące (występujące stale w ilości niezbędnej dla utrzymania produkcji i obrotu),
• zapasy sezonowe (występujące okresowo w związku z sezonowymi wahaniami wielkości produkcji, sprzedaży, dostaw, etc.),
• zapasy rezerwowe (gromadzone w wyniku konieczności utworzenia rezerw – z różnych względów).

Wielkość oraz struktura zapasów powinny uwzględniać wiele czynników i okoliczności. Szczególnie istotne są dwa: nasycenie rynku potrzebnymi towarami, a także logistyka zaopatrzenia.

Zarządzanie zapasami sprowadza się zatem do zrównoważenia niezbędnej liczby produktów w stosunku do ciągłości procesów gospodarczych – przy możliwie jak najmniejszych nakładach finansowych.

Cele zarządzania zapasami

Utrzymywanie prawidłowego poziomu towarów magazynach jest niezbędne, aby zapewnić optymalny poziom obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych, mając na uwadze jakość zamówień oraz stosunek do tych zleceń zrealizowanych. Monitoring, z kolei, pozwala na uniknięcie wąskich gardeł w toku produkcji oraz zamrażania pieniędzy w niepotrzebnych produktach. Obniża też koszty działalności operacyjnej firmy, poprawiając wskaźniki cash flow.

Skąd się biorą koszty

Koszty zapasów, to nie tylko pieniądze w towarze. To także koszty składowania, koszty utraconych korzyści (w tym czasie firma mogłaby wykorzystać gotówkę efektywniej). Dlatego analizując je, trzeba uwzględniać: koszty utrzymania zapasów, ich uzupełniania oraz koszty związanie z brakiem zapasów.

Utrzymanie zapasów to: koszty finansowe, magazynowania, przemieszczania zapasów, starzenia się, zużycia, ubezpieczenia zapasów. Z kolei koszty uzupełnienia obejmują: zamówienia i utratę rabatów. Koszty braku zapasów, to koszty wyczerpania się zapasów i koszty braku zamówień.

Trzeba je umieć mądrze zbilansować.

Jak liczyć

Literatury z zakresu zarządzania zapasami jest na rynku mnóstwo. Autorzy na konkretnych przykładach opisują, jak należy wyliczyć określone wartości. Warto pamiętać, że służą do tego celu wskaźniki ilościowe i wartościowe, które muszą być brane pod uwagę przy analizie. Są to m. in..:  wskaźnik dynamiki zapasów, obrotu zapasami materiałowymi, wskaźnik materiałowo-bazowy, zapasochłonności, przyrostu zapasów czy poziomu kosztów utrzymania zapasów.

Jak wiele wskaźników – tak wiele jest metod zarządzania zapasami. Każda z nich ma swoje plusy i minusy, dlatego od specyfiki przedsiębiorstwa zależy, która zapewni firmie największe korzyści i poprawi cash flow.

oprac.: H. K.

źródło: Zapasy w spółce – skuteczne zarządzanie (case study)