Szczegółowe zasady prowadzenia kart osobowych wynikają z rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, w którym dokładnie określono, jakie dokumenty muszą się znajdować w ich częściach A, B i C. Te ogólne reguły znajdują zastosowanie również w przypadku kierowców będących pracownikami. W aktach pracowniczych kierowcy, poza tymi dokumentami, powinny znaleźć się m.in.:
- oświadczenie o dodatkowym zatrudnieniu,
- informacja o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców,
- zaświadczenia o odbyciu badań lekarskich oraz psychologicznych.
Właściciel firmy transportowej jednocześnie wykonujący część przewozów jako kierowca, nie musi gromadzić własnych akt osobowych, gdyż nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów prawa pracy. Powinien jednak prowadzić dokumentację wymaganą przez ustawę o transporcie drogowym, czyli np. archiwizować dokumentację dotyczącą szkoleń okresowych, badań lekarskich czy psychologicznych. Ponadto trzeba przechowywać wykresówki lub dane z tachografu cyfrowego i wystawiać zaświadczenia za okresy nieprowadzenia pojazdu.
