Podczas rejestracji pojazdów, dotychczas pracownik wydziału komunikacji pobierał dane pojazdu potrzebne do rejestracji z bazy referencyjnej. Jest to katalog marek i typów samochodów, zawierający szczegółowe dane, np. markę, kraj produkcji, pojemność silnika itp.
Uzyskane informacje o pojeździe były równocześnie przesyłane do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK) w celu potwierdzenia, czy dany pojazd faktycznie istnieje, czy był już wcześniej rejestrowany lub czy nie jest kradziony. Po sprawdzeniu tych informacji CEPiK przesyłał informację zwrotną. Jeśli wszystko było w porządku, wydział komunikacji wydawał dowód rejestracyjny.
Od 22 czerwca 2013 r. obowiązuje nowelizacja ustawy − Prawo o ruchu drogowym. Zgodnie z nowymi przepisami baza referencyjna nie jest już aktualizowana (była do 21 czerwca), dlatego może pełnić wyłącznie funkcje pomocnicze. Dane dotyczące samochodów będą uzyskiwane z wyciągów ze świadectw homologacji dostarczanych przez producentów pojazdów. Pracownik wydziału komunikacji będzie przesyłał do CEPiK dane pozyskane właśnie z tych wyciągów, aby sprawdzić historię auta.