Wydatki na kartę kierowcy przedsiębiorca zaliczy do kosztów

Karta kierowcy jest imiennym dokumentem przewidzianym dla kierowców wykonujących przejazdy samochodami wyposażonymi w tachografy cyfrowe, w celu rejestracji czasu i przebiegu jazdy. Na terenie Polski organem uprawnionym do ich wydawania jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. Wydaje się je na wniosek kierowcy, po uiszczeniu przez niego stosownej opłaty, na okres nie dłuższy niż pięć lat.

Pomimo że zarówno złożenie wniosku o wydanie karty, jak i jej opłacenie spoczywają na kierowcy, to jednak istnieje możliwość zrefundowania wspomnianego wydatku przez pracodawcę tej osoby. To samo dotyczy kosztów wznowienia lub wymiany takiego dokumentu. Wydatki ponoszone przez pracodawców na refundację pracownikom kart kierowców (na podstawie dowodów uiszczenia opłaty) stanowią dla nich koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Są one bowiem związane z prowadzoną przez te podmioty działalnością gospodarczą, a ponadto obowiązujące przepisy nie wyłączają ich z tej kategorii kosztów. Wielokrotnie potwierdzały to również organy podatkowe, w tym m.in. naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu w piśmie z 29 października 2006 r. (nr PD/423/31/MM/06).

Ze względu na to, że karta kierowcy jest przypisana imiennie konkretnemu pracownikowi, a nie firmie, w której jest zatrudniony, i może być przez niego wykorzystywana również u innych pracodawców – otrzymanie przez tę osobę środków pieniężnych tytułem refundacji wydatków na jej uzyskanie będzie skutkować powstaniem przychodu ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. W konsekwencji dokonujący takiej refundacji pracodawca jako płatnik powinien jej wartość doliczyć do pozostałych przychodów kierowcy ze stosunku pracy i opodatkować na zasadach ogólnych, pobierając i odprowadzając zaliczkę na PIT. Takie wnioski nasuwają się m.in. z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 listopada 2011 r. (nr ITPB2/415-807/11/BK).