Zwrot kosztów poniesionych w delegacji

Data: 31-08-2013 r.

W trakcie wyjazdu służbowego krajowego albo zagranicznego pracownik płaci za wyżywienie, przejazd, a czasami również za nocleg. Firma powinna zwrócić mu wszystkie koszty poniesione w delegacji.

Zgodnie z Kodeksem pracy (kp) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przełożonego, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z delegacją.

Do należności za podróż służbową zalicza się:

  • zwrot kosztów delegacji tam i z powrotem środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika, chyba że pracodawca zapewnił transport;
  • diety;
  • zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że pracodawca zapewnił nocleg;
  • zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że pracodawca zapewnił transport na miejscu (np. samochód służbowy).

Od czego zależy wysokość diety

Dieta pokrywa zwiększone koszty wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Wysokość diet jest różna w zależności od tego czy delegacja odbywa się w kraju, czy zagranicą. Kwota tego świadczenia ulega corocznym zmianom stosownie do wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalanego w ustawie budżetowej na dany rok. Obecnie wysokość diety należnej za podróż służbową na terenie kraju wynosi 30 zł.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r.

W przypadku pracowników zatrudnionych w prywatnych firmach warunki wypłacania im należności z tytułu wyjazdu służbowego powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy(dobrowolnym porozumieniem zawieranym pomiędzy pracodawcą a pracownikami reprezentowanymi przez organizacje związkowe, które reguluje wzajemne prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w tym przede wszystkim warunki pracy i płacy oraz inne świadczenia związane z pracą), nie musi ustala regulaminu wynagradzania.

Natomiast jeżeli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę nie ma postanowień odnośnie wysokości diety, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów delegacji określone w przepisach powyższego rozporządzenia.

Dieta za dobę podróży służbowej krajowej oraz zagranicznej ustalona przez prywatnego przedsiębiorcę nie może być niższa niż dieta określona dla pracownika jednostki sfery budżetowej.

Kiedy należy się zwrot kosztów delegacji

Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej oraz jego rodzaj i klasę. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi (miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje).

Natomiast na wniosek pracownika, przełożony może zgodzić się na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy. Wtedy przysługuje mu zwrot kosztów podróży w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownik, który w czasie wyjazdu służbowego poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, dostaje ich zwrot w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za:

  • bagaż,
  • przejazd drogami płatnymi i autostradami,
  • postój w strefie płatnego parkowania,
  • miejsca parkingowe oraz
  • inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Jeśli pracownik płaci za przejazd środkami komunikacji miejskiej, to za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje mu ryczałt na pokrycie tych kosztów w wysokości 20% diety. Nie dostanie ryczałtu, jeżeli pracodawca na jego wniosek zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów komunikacją miejscową.

Pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów delegacji nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Kiedy zwraca się wydatki na nocleg

Za nocleg w hotelu podczas delegacji krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach przełożony może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu przekraczających powyższy limit, udokumentowanych rachunkiem.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z hotelu potwierdzającego koszty noclegu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Kiedy jest się w delegacji

Menedżer floty może pełnić swoje obowiązki w firmie na podstawie różnych stosunków prawnych. Może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ale równie dobrze może zawrzeć z firmą kontrakt menedżerski. Przysługujące z tytułu delegacji świadczenia należą mu się tylko wtedy, gdy ma umowę o pracę.

Celem podróży służbowej powinno być wykonanie zadania służbowego. Zrealizowanie go powinno być wyraźnie zlecone przez pracodawcę, natomiast miejsce wykonania zadania musi znajdować się poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy menedżera.

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »
Array ( [docId] => 32324 )
Array ( [docId] => 32324 )