Zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych, zakazane jest wprowadzanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.
Przede wszystkim więc należy ocenić, czy zmiana, którą strony zamierzają wprowadzić jest istotna, czy też nieistotna. Do wprowadzenia istotnych zmian w umowie może dojść wyłącznie w przypadku gdy możliwość oraz warunki takiej zmiany były ustalone jeszcze na etapie postępowania o udzielenie zamówienia, na przykład w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub we wzorze umowy, akceptowanej przez wykonawców przed złożeniem oferty. Pamiętać trzeba, iż zgodnie z linią orzeczniczą Krajowej Izby Odwoławczej, możliwość oraz warunki zmian nie mogą być określone zbyt ogólnie i powinny wskazywać faktyczny krąg przypadków, w których możliwe będzie renegocjowanie umowy.
Ustawa nie definiuje nigdzie znaczenia pojęć istotnych i nieistotnych zmian. Przyjąć należy, że elementami, których zmianę może przewidzieć zamawiający będą na przykład zmniejszenie zakresu robót lub przedłużenie terminu realizacji zadania wobec wystąpienia wyjątkowych okoliczności. Zamawiający nie może jednak przewidzieć zmiany stron umowy, znacznego zwiększenia zamówienia lub całkowitej zmiany jego przedmiotu.
