Podpisanie i złożenie oferty przez pełnomocnika

Pomimo szerokiego orzecznictwa, temat ten niejednokrotnie wciąż budzi, poniekąd słusznie, kontrowersje. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, dokumenty, stanowiące załączniki do oferty składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Wykonawca nie musi jednak osobiście podpisywać wszystkich, niejednokrotnie nawet kilkuset, stron oferty.

W tym celu może udzielić pełnomocnictwa jednemu ze swoich pracowników, przy czym przyjmuje się, że pełnomocnictwo to może być zarówno ogólne, upoważniające do podpisywania ofert w postępowaniach przetargowych, jak i umocowywać do podpisania i złożenia oferty tylko w jednym, partykularnym postępowaniu.

Wątpliwości pojawiają się jednak w kwestii formy, w jakiej pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, co zresztą znajduje odzwierciedlenie w większości sporządzonych przez zamawiającego specyfikacji istotnych warunków zamówienia, winien to być oryginał pełnomocnictwa lub też kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza. Oznacza to zatem, że pomimo, iż oferta może zostać podpisana przez pełnomocnika, a wszystkie kopie dokumentów opatrzone opisem "za zgodność z oryginałem" i podpisane przez tego pełnomocnika mają moc oryginałów, samo pełnomocnictwo może być dołączone tylko w formie oryginału.

Abstrahując bowiem od jednoznacznych regulacji prawnych, wydawać by sie mogło, że skoro wykonawca może poświadczyć za zgodność z oryginałem dowolny dokument, przyjmując na siebie odpowiedzialność za ewentualne fałszywe oświadczenie oraz upoważnić dowolną osobę do wykonywania powyższych czynności w jego imieniu, możliwe byłoby również teoretycznie uznanie za zgodną z oryginałem załączoną kopię pełnomocnictwa, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez właściwie umocowanego pełnomocnika.

Działanie takie nosi jednak w pewnym zakresie znamiona udzielania pełnomocnictwa samemu sobie, co z kolei jest sprzeczne z przepisami kodeksu cywilnego.

Tym samym zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę, który nie złożył pełnomocnictwa, bądź złożył je wadliwe, do uzupełnienia tych dokumentów w wyznaczonym czasie na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych.