Bałagan w dokumentacji płacowej może pracodawcę drogo kosztować

Artykuł 125 ust. 1 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS stanowi, że pracodawcy obowiązani są m.in. do współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia emerytalnego.

Obowiązek gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych wynika także z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy – pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Szczegółowe kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej określa wydane na podstawie art. 298[1] Kodeksu pracy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zaniedbanie obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika podlegającym karze grzywny.

Pracodawca, który przy kompletowaniu dokumentacji albo wydawaniu pracownikowi zaświadczeń dopuści się nieprawidłowości skutkujących nienależnym pobraniem świadczenia, może zostać zobowiązany do zwrotu świadczenia albo jego nadwyżki wraz z odsetkami. Natomiast pracownik, który poniesie szkodę spowodowaną niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków wynikających z art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Potwierdza to wyrok SN z 25 kwietnia 2008 r. (I PK 245/07).