Okres obowiązkowego przechowywania dokumentów dla ZUS

Kara grzywny może zostać wymierzona za:

• niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,
• niezgłoszenie wymaganych ustawą danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych albo udzielenie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmówienie ich udzielenia,
• udaremnienie lub utrudnienie przeprowadzenia kontroli,
• niedopełnienie obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłacanie ich nienależnie,
• nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
• niedopełnienie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,
• niestwierdzenie nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym w ustawowym terminie,
• niedopełnienie obowiązku przekazywania dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym.

Wśród tych czynów nie zostało wymienione wprost wykroczenie polegające na tym, że płatnik składek nie przechowywał przez wymagany prawem okres dokumentów związanych z obliczaniem składek i wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Nie jest jednak wykluczone, że brak u płatnika składek dokumentacji związanej z obliczaniem składek i wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych, mimo że nie upłynął jeszcze przewidziany prawem okres ich przechowywania, może być potraktowany przez ZUS jako udaremnianie lub utrudnianie kontroli lub nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Nie ulega przy tym wątpliwości, że jeżeli upłynął przewidziany prawem okres przechowywania takich dokumentów, ich brak u płatnika składek nie może stanowić podstawy do wymierzenia mu grzywny na podstawie wcześniej przywołanego przepisu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z ustawą kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Przed 1 stycznia 2012 r. okres przechowywania kopii wcześniej wymienionych dokumentów rozliczeniowych wynosił 10 lat.