Zmiany w umowach o pracę od 1 września – PIP może sprawdzić Twoją firmę

Data: 08-08-2016 r.

Od 1 września tego roku pisemna umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, będzie musiała być wręczona pracownikowi jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Drugi egzemplarz będzie musiał posiadać pracodawca. Nowe przepisy ułatwią działanie Państwowej Inspekcji Pracy.

Do 31 sierpnia 2016 r. przepisy dopuszczają możliwość przedstawienia pracownikowi umowy na piśmie do końca 1. dnia pracy (art. 29 § 2 kp). Zmieni się to od 1 września. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca będzie miał także obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 kp), a pracowników młodocianych – również z obowiązującym w zakładzie pracy wykazem prac lekkich (art. 200¹ § 5 kp).

Posiadanie pisemnej umowy o pracę albo pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna ma ułatwi pracownikom dochodzenie przysługujących im świadczeń i uprawnień ze stosunku pracy, a także korzystanie z ochrony gwarantowanej przez przepisy ubezpieczeń społecznych.

Do tej pory wielokrotnie podczas kontroli PIP dochodziło do nadużyć. Osoby nieposiadające umowy wskazywane były jako pracujące 1. dzień. Według informacji PIP w 2014 roku nielegalne zatrudnienie, polegająca na powierzeniu pracy bez potwierdzenia na piśmie rodzaju umowy i jej warunków oraz niezgłoszeniu osoby zatrudnionej do ubezpieczenia społecznego stwierdzono w 18% kontrolowanych podmiotów.

Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy PIP będzie mogła nałożyć na pracodawcę grzywnę (art. 281 pkt 2 kp). Pozostanie ona w niezmienionej wysokości – od 1 do 30.000 zł – z tym że inspektorom pracy łatwiej będzie udowodnić nielegalne zatrudnienie.

Przykład:

Prowadzę małą firmę i mam pytanie czy konieczność potwierdzania od 1 września br. pracownikowi na piśmie warunków umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy będzie dotyczyć również kolejno następujących po sobie umów? A może mające wejść w życie zmiany odnosić się będą tylko do pierwszej umowy o pracę, zwieranej przy zatrudnianiu pracownika? Kiedy należy zawrzeć umowę przy przyjmowaniu pracownika do pracy od 1 września 2016 r.? Mam jeszcze wątpliwość dotyczącą umowy o pracę na czas określony. Z jednym z pracowników podpisałem terminową umowę, która będzie trwać do 20 października 2016 r. Czy jeśli nie chcę dalej go zatrudniać, to czy muszę wręczać mu wypowiedzenie czy też wystarczy, że poinformuję go o tym, że umowa nie zostanie przedłużona?

Po nowelizacji przepisów każdy pracownik będzie musiał jeszcze przed podjęciem pracy mieć umowę na piśmie albo potwierdzone w formie pisemnej jej warunki. Przewidziane w tym zakresie modyfikacje nie ograniczają się wyłącznie do 1. umowy o pracę zawieranej z podwładnym. Przy zatrudnianiu pracownika od 1 września 2016 r. umowę o pracę trzeba zawrzeć z nim najpóźniej tego samego dnia przed dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków służbowych. Jeśli chodzi o ostatnią część zapytania, to wystarczy, że poinformują Państwo zatrudnionego, że 20 października będzie ostatnim dniem jego pracy.

Od początku września 2016 roku zacznie obowiązywać regulacja, w myśl której każdy pracownik będzie musiał otrzymać – przed rozpoczęciem pracy – pisemną umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, jeśli nie została ona zawarta na piśmie. Do 31 sierpnia umowę o pracę zawiera się na piśmie, a jeśli do tego nie dochodzi to pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego, potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Oznacza to, że takie potwierdzenie może zostać dostarczone pracownikowi do końca pierwszego dnia pracy. Niestety taki stan rzeczy prowadzi nierzadko do nadużyć ze strony pracodawców, którzy podczas kontroli inspekcji pracy w odniesieniu do osób, które nie mają umowy, często wskazują je jako pracujące pierwszy dzień.

Zmiana przepisów ma na celu ukrócenie powyższego procederu. Co ważne, ustawodawca nigdzie nie zastrzegł, że nowe rozwiązanie ma być stosowane wyłącznie w stosunku do pierwszych umów o pracę podpisywanych przy zatrudnianiu pracownika.

Podstawa prawna:

Ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 910).

Mariusz Pigulski, specjalista w zakresie kadr i płac

Zobacz także:

Tagi: umowa o pracę, kontrola pip