ZUS nie może kontrolować kryteriów socjalnych przyznania bonów z ZFŚS

Data: 23-01-2014 r.

Przekazywanie świadczeń pracownikom z funduszu socjalnego jest częstym przedmiotem kontroli ZUS. Kontrolerzy sprawdzają głównie to, czy przed przekazaniem bonów z ZFŚS pracodawca dysponował dokumentami wymaganymi przez ZUS, a określającymi sytuacją bytową pracowników i ich rodzin. Dokumentów tych nie wskazują jednak przepisy ustaw czy też rozporządzeń.

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie jest ustawą, której wykonanie bezpośrednio podlega ZUS. Dlaczego więc kontrolerzy ZUS interesują się przekazywaniem świadczeń z ZFŚS pracownikom? Wynika to z art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten stanowi, że kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu.

Kontrola może obejmować np. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie są obciążane składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ale tylko wtedy, gdy zostały przekazane pracownikom w zgodzie z przepisami ustawy o ZFŚS. ZUS w czasie kontroli sprawdza, czy rzeczywiście zostały spełnione przesłanki zwolnienia z oskładkowania świadczeń z ZFŚS.

Typowa kontrola ZUS sprowadza, czy pracodawca ma oświadczenia majątkowe pracowników o ich sytuacji. ZUS kontroluje, czy pracodawca dysponuje dokumentami potwierdzającymi:

liczebność rodziny pracownika,
posiadanie dzieci w rodzinie,
fakt opieki w rodzinie nad osobą niepełnosprawną albo przewlekle chorą,
łączny dochód gospodarstwa domowego,
średni dochód na członka rodziny,
korzystanie przez członków rodziny pracownika ze świadczeń społecznych.

Nie budzi wątpliwości, że pracodawca musi zindywidualizować świadczenia dla pracowników. Sądy zgadzają się np., aby dowodem były informacje uzyskane przez pracodawcę od innych pracowników albo samego pracownika. Istotna jest też ogólna wiedza pracodawcy o pracowniku zawarta w aktach działu kadr (przykład).

Informacje w aktach osobowych o liczbie dzieci

Przykład: Pracodawca przekazał przed wakacjami 10 pracownikom mającym dzieci w wieku 7–15 lat dofinansowanie na wydatki edukacyjne. Z uwagi na to wsparcie w aktach pracowników była umieszczona informacja o liczbie dzieci w rodzinie, ich wieku, dotychczasowej pomocy dla rodziny danego pracownika. Pracodawca przyznał tym pracownikom bony z ZFŚS w grudniu 2013 roku. Nie musiał ponownie prosić o dokumenty potwierdzające liczbę osób utrzymujących się z pensji pracownika. Wynikało to bowiem z poprzednio zgromadzonej dokumentacji.

Podstawa prawna:

art. 2 pkt 1, art. 8, art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
art. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Tomasz Król, specjalista w zakresie prawa pracy

Zobacz także:

Tagi: zfśs, kontrola zus