Obowiązki przedsiębiorców wobec ZUS

Dokumenty zgłoszeniowe składane przez pracodawcę:

• ZUS ZPA - zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej lub
• ZUS ZFA - zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej.

W przypadku ubezpieczonych będących jednocześnie płatnikami składek na własne ubezpieczenia, dokonujących zgłoszenia płatnika składek łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych i/lub do ubezpieczenia zdrowotnego, wymagane są także:

• ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej - w przypadku zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego lub tylko do ubezpieczeń społecznych lub
• ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych - w przypadku zgłoszenia osoby tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek jest zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w jednej z dwóch form:

• elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu PŁATNIK, która jest obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób,
• papierowej, tj. na oryginalnych formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, lub w formie wydruków z aktualnej wersji programu PŁATNIK dla płatników składek rozliczających składki nie więcej niż za 5 osób.

Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą sama lub zatrudnia nie więcej niż 5 osób (wliczając w to osoby współpracujące), może rozliczać się z ZUS, przesyłając dokumenty w formie papierowej. Może jednak przesyłać dokumenty w drodze teletransmisji (elektronicznie).

Ta druga forma ma wiele zalet, przede wszystkim eliminuje ręczne wypełnianie dokumentów i pozwala wypełnić prawidłowo te dokumenty. Konieczne jest do tego posiadanie programu PŁATNIK.

Ponadto uzyskać należy certyfikat klucza publicznego. Klucz publiczny i klucz prywatny generowane są za pomocą programu PŁATNIK.

Natomiast dokumenty ubezpieczeniowe w postaci papierowej, na oryginalnych formularzach lub w formie wydruków z aktualnego programu PŁATNIK, należy składać w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, właściwej dla siedziby firmy, na stanowiskach przyjmowania dokumentów lub przesyłać pocztą.